Возврат платежей: как сгенерировать пакетное платежное поручение для банка

I. Необходимые пререквиизиты и настройки перед созданием файла пакетных платежей

Чтобы сформировать пакетное платежное поручение банку, необходимо, чтобы у пользователей был номер счета, указанный в системе.

Желательно, чтобы номер счета для возврата платежей вводили сами родители .
Школа также может попросить родителей сделать это по электронной почте - в модуле оплаты есть шаблон «Возврат переплаты» со ссылкой на инструкции. Отчеты для печати, шаблоны электронной почты, экспорт в Excel.

Информации об отправке электронных писем: link: e2141.

Другие причины, по которым родителям стоит указать номер счета в EduPage:
- если бы номера счетов были введены сотрудниками школы, это заняло много времени и могли бы быть допущены опечатки
- родители могут пожелать ввести другой счет для возврата платежей, нежели тот, с которого они производили первоначальный платеж
- если в течение года родители производили платежи с разных счетов, а школа импортировала платежи из банковской выписки, система запомнит последний счет, с которого был осуществлен платеж и он будет использован для возврата. Поэтому родители несет ответственность за проверку своего номера счета банка для возможного возврата денег
- важно, чтобы учебное заведение проверило номера счетов, на которые оно не будет возвращать переплаты -- Настройка информации о банковских счетах школы.
Это особенно необходимо, если школа получает объединенные платежи за нескольких учеников - например, из различных организаций - спонсоров, спортивных клубов.
- в случае, если плательщики производят оплату чеком, в системе может быть сохранен номер счета почтового отделения, а не номер счета плательщика.

Если школа все равно решила ввести номера счетов вручную - см. Return payments - How to enter the account for refund

II. Генерация пакетных платежей

1. Вы можете создать файл дляпакетного платежного поручения в разделе "Обзор платежей пользователей" .

2. Фильтры - как правильно искать переплаты

При формировании платежного поручения для банка сначала необходимо уточнить, какие переплаты вы хотите отправить, и использовать соответствующий фильтр.
В таблице можно сделать несколько фильтров. Наиболее важной настройкой для правильной оценки суммы в каждом столбце является указанная дата «до» для периода, расположенного над таблицей.

Для корректного отображения переплат необходимы следующие фильтры:

а) фильтр для определенного плана платежей или нескольких планов платежей вместе
=> особенно важно, если с модулем платежей работают несколько сотрудников школы, и каждый из них управляет разными планами платежей, или если у школы несколько счетов, и переплаты возвращаются тоже с нескольких счетов,
=> обратите внимание на полученные платежи, но не привязанные к какому-либо плану платежей

b) В частности, очень важно правильно установить период времени .
=> не каждый кредит обязательно является переплатой
=> сбор, уплаченный до установленной даты, также может показаться кредитом, если вы указали более раннюю дату для периода «до», чем срок его оплаты.
=> для клиринга счетов на конец года выбранный период над таблицей не может быть короче срока погашения последнего сбора выбранных планов платежей
=> распространенная ошибка при начислении платы за питание в столовой: в конце учебного года школа неверно вводит дату «до», не включая дату возврата депозита (подробнее в link: u857)

<б> c) переплаты пользователей - отфильтруйте в столбце «Кредит» от 0,01 ; или другую сумму, если вы хотите вернуть только переплаты, начиная с определенной суммы и выше (например, от 10 €)

d) для отправки переплат по частям фильтр может быть установлен для определенных групп - например, только учащиеся / учителя или только для старших / девятиклассников (столбец класса)
- мы советуем вам называть отдельные сгенерированные файлы в соответствии с использованным фильтром - сгенерированные файлы, таким образом, будут в порядке, а название каждого файла будет уникальным (система вводит в название файлф текущую дату)

4. нажмите значок для создания заказа на пакетное платежное поручение

после нажатия на значок пакетных платежей открывается диалоговое окно, в котором вы можете установить:

а) номер счета , с которого вы собираетесь вернуть деньги - желательно выбрать из списка школьных счетов, но также можно ввести IBAN
=> важно: если в вашем учебном заведении несколько счетов, не отфильтровывайте переплаты для планов платежей с другими счетами

b) дата платежа - дата отправки платежей со счета
=> EduPage устанавливает сегодняшнюю дату автоматически
=> некоторые банки принимают такие переводы только с датой следующеего дня или более поздней датой - поэтому дату может придется изменить
=> некоторые банки принимают только один файл для пакетного платежного поручения с однаковой датой выполнения перевода
=> например, если вы создаете несколько файлов за один день, но планируете загрузить их в интернет-банк в более позднее время (напр. в другой день), срок платежа также должен быть изменен, так как банки не принимают дату истекшего времени в файле пакетного платежного поручения

c) сообщение для получателя - текст, предварительно установленный системой, представляет собой название школы в системе EduPage, полное имя пользователя и переменный символ - это тексты в квадратных скобках
=> вы можете полностью исправить или изменить сообщение для получателя

d) выберите правильное название файла - система автоматически дает название включая текущую дату
=> название файла вводится в столбец отчета о платежах пользователей, для отдельных пользователей, указанных в файле
=> если вы создаете файл для пакетных платежей несколько раз в течение одного дня (напр. несколько раз или для разных групп пользователей), название необходимо отредактировать! - добавьте соответствующий текст. Это важно для того, чтобы не потерять файлы, созданные в EduPage, а также чтобы иметь возможность импортировать нужный файл в банк.

e) для загрузки файла нажмите кнопку, чтобы сгенерировать файл в формате .xml (формат для банковской системы)
=> в зависимости от настроек в вашем браузере, файл пакетных платежей отображается в нижней панели в левом нижнем углу или диалоговое окно предлагает вам сохранить файл на диск (выберите место хранения)
=> сгенерированный файл можно повторно открыть / загрузить в любой момент, просто щелкните имя файла в строке любого пользователя

сгенерированный файл - его место хранения, как его переименовать, удалить или исправить

a) в разделе "Обзор платежей пользователей" есть столбец с заголовком "Файлы сгенерированных платежей для банка" - там вы можете просматривать файлы, созданные для отдельных плательщиков
(b) если вы не видите столбец в таблице, его можно отобразить с помощью значка сетки в списке столбцов - зеленая галочка указывает на отображаемый столбец
c) список сгенерированных файлов можно отфильтровать и, таким образом, отобразить только список пользователей в этом файле
d) нажатие на название файла снова откроет диалоговое окно, в котором можно:
1. изменить название файла - например, если у вас есть несколько файлов с одинаковым именем
2. удалить файл - например, если вы им не пользовались или что-то неправильно ввели
3. повторно загрузить файл - например, если вы его не сохранили в свой компьютер

Другие данные в файле изменить нельзя. Поэтому, если вы допустили ошибку (например, установили неправильный фильтр для переплат, не ввели все входящие платежи, дата проведения переводов усановлена в файле уже прошла, ...) удалите неиспользуемый файл и создайте новый. Вы можете проверить, действительно ли была выплачена переплата, в банковской выписке счета школы.

III. Импорт файла в банквскую систему

Созданный файл необходимо загрузить в интернет-сайт вашего банка .
Переплаты отправляются на счета пользователей согласно списку в файле. Если в номере счета пользователя допущена опечатка и такого счета не существует, деньги могут будут отправлены, но потом возвращены на счет учебного заведения.

Если вы заметили ошибку при импорте файла в интернет-банке, возможно, что:
-> файл, который вы создали в EduPage, является устаревшим, если он был создан несколько дней назад и имеет истекшую дату проведения переводов - файл должен быть создан заново с действительной датой, и старый неиспользуемый файл должен быть удален в EduPage
-> проверьте файл на опечатки в номере счета пользователя - IBAN начинается с двух букв, обозначающих страну, и обе они должны быть прописными ( EN , CZ ...)

Заметка:
Интерфейс интернет-банка в каждом банке разный. Обычно нужно искать "Пакетный платеж" в разделе "Платежи" и "Импорт" для импорта файла платежей.
Пример:

IV. Заключение

Для полного учета платежей на EduPage важно ввести эти платежи, уплаченные со счета учебного заведения. Это можно сделать аналогично полученным платежам - вручную или путем импорта выписки со счета. Выплаченные платежи отмечаются знаком минус .
При импорте выписки со счета настройку импорта необходимо изменить на «все платежи» (по умолчанию настройка стоит только для полученных платежей).
См. Возврат переплаты: Как ввести возврат переплаты / платежа для более подробной информации.

Внимание:
- в обзоре платежей пользователей отображается состояние за выбранный период времени (над таблицей), которое можно перезаписать - по умолчанию это 'от:' пусто - 'до:' дата текущего дня
- при выборе периода времени необходимо также учитывать срок платежа.
- не каждый кредит обязательно является переплатой - в определенное время кредит может представлять собой план платежей, выплаченный за пару дней вперед, если срок его погашения приходится на выбранный период времени
- если в школе много планов платежей, проще фильтровать и создавать файлы для пакетных платежей по плану платежей. Таким образом, работать с датами и информацией о получателях будет проще. (Впоследствии импорт выписки из банковского счета для отрицательных платежей также упрощается.)
- некоторые банки принимают только один файл / импорт с одинаковым сроком погашения. Если вам необходимо частично сгенерировать пакетные платежи для определенных групп плательщиков, вам необходимо ввести другую дату платежа.

Дальнейшие руководства - link: e2042