Можно ли использовать данные прошлого года?

Да, можно. Это просто:

Откройте файл с расписанием прошлого года и сохраните его под другим названием, например "Расписание_2019".

Тогда Вы можете изменить данные и добавить новые.
Таким образом Вы можете сэкономить время.

Примечание: В некоторых случаях можно переименовывать классы. Например, если для класса 2А остались почти те же самые уроки что и в прошлом году, Вы можете просто пойти в меню "Спецификация/Классы.../Исправить" и изменить его название на 3А. Уроки для него останутся такие-же, какие были для класса 2А в прошлом году.

Кроме того, уроки любого класса могут быть скопированы в другой класс. Как копировать уроки