Koncoročné vyúčtovanie za stravu

KROKY PRE KOMPLETNÉ A SPRÁVNE VYČÍSLENIE ZOSTATKOV ZA STRAVU

1. mať nastavené práva na bankové účty a moduly
2. používať automatický predpis
3. kontrola nastavení - najmä dátumy pre obdobia:
---- stravníci - zadaný koniec objednávok, neponechať prerušenie
---- cenníky a príspevky + podmienky ich uznania
---- dochádzka pre dotácie - odladená a uzamknutá
---- predpis - obdobie pre celý šk. rok; pre všetky typy platiteľov; zapnuté generovanie zostatkov pre konštantné poplatky a pre zálohu (ak ste používali)

4. v module platby mať zapísané všetky platby - aj prijaté aj vrátené a priradené ku predpisu za stravu

=> budete mať vyčíslené správne zostatky za stravu (nájdete v module platby) a môžete:

---> vytvoriť si súbor pre hromadný príkaz do banky, ak chcete preplatky vracať (následne nezabudnite zapísať vyplatené platby)
---> urobiť prenos zostatkov do nového šk. roku (stačí v auguste)

V archíve nájdete aj videoškolenie ku vyúčtovaniu

KEDY A K AKÉMU DÁTUMU ROBIŤ VYÚČTOVANIE

Škola si sama určí dátum, k akému bude robiť koncoročné vyúčtovanie - závisí to najmä od prevádzky jedálne v letných mesiacoch

-> K AKÉMU dátumu:
V zásade u každého stravníka ku koncu jeho stravovania, čo je štandardne:
- pre žiakov ZŠ a SŠ vždy ku 30.6.
- pre deti MŠ podľa reálnej prevádzky jedálne, resp. môžete ku koncu mesiaca (31.7. , 31.8.)
- maturanti, učitelia, externí ... - ku reálnemu koncu ich stravovania

-> KEDY
- vyúčtovanie nie je fyzicky nutné robiť v rovnaký deň ako je koniec stravovania, dôležité je, aby sa poplatky už nemenili (= aby sa už stravníci nemohli odhlasovať / prihlasovať)
--- nerobte vyúčtovanie priskoro, keď je ešte prevádzka
--- v prípade nepretržitej prevádzky treba robiť vyúčtovanie čo najviac ku jej koncu, resp. až v sptembri, kedy máte pre august uzavreté stravovanie a zapísané všetky platby

-> obdobie pre ŠKOLSKÝ ROK
Nastavenie obdobia pre školský rok v module jedáleň

V systéme EduPage fungujú jednotlivé moduly na školské roky a preto:
- počas leta si treba dávať pozor v jednotlivých moduloch a ich častiach, v akom šk. roku pracujete
- podľa potreby sa v hornom menu dá šk. rok prepnúť
- v jedálni je štandardné šk. rok nastavený do 31.8.
- ak však máte v lete prestávku a začínate variť už koncom augusta (napr. pre učiteľov), odporúčame v module jedáleň používať posunutý šk. rok - iba do 31.7. a od 1.8. si už nastavte nový šk. rok
---> tomu obdobiu treba potom prispôsobiť obdobia všetkých ostatných nastavení v module jedáleň
---> v module platby zapisujte platby do príslušného šk. roka v súlade s jedálňou - t. j. augustové platby už do nového šk. roka, pretože nie je možné urobiť mesačný prehľad z platieb zapísaných v inom šk. roku

- pre platby celkové odporúčanie - zapisovať platby za celý mesiac iba do jedného šk. roka, napr. aj aby ste v module platby nemuseli prehľady či kontroly vyskladávať cez dva šk. roky

-> vedúca jedálne sa môže rozhodnúť aj:

----> či urobí vyúčtovanie všetkým stravníkom naraz alebo vo viacerých fázach
- vyúčtovanie môžete robiť aj čiastkovo - dôležité je používať filtre
napr.: stredná škola = pre maturantov už po 31.5. a ostatným po 30.6.
spojená škola = pre žiakov ZŠ po 30.6. a pre MŠ až po skončení letnej prevádzky

----> či bude preplatky aj vyplácať alebo iba prevádzať do nového šk. roka
- končiacim žiakom určite odporúčame preplatky vrátiť ešte v starom šk. roku (v novom šk. roku sa nenachádzajú)
- nezabudnite zapísať vrátené platby - ešte do starého šk. roka

Podrobnejší popis krokov:

1. KROK - PRÁVA NA BANKOVÉ ÚČTY A NA MODULY
-------------------------------------------------------------------------------
Zmena v používateľských právach pre bankový účet školskej jedálne
V spolupráci s administrátorom školy treba skontrolovať a upraviť:

a) práva na bankové účty v module platby
... nastavte tak, aby na bankový účet jedálne mal právo IBA "Administrátor - modul JEDÁLEŇ"
... zároveň VYMAŽTE z práv na účet jedálne "Administrátor - Platby"

b) používateľské práva na administráciu modulov
... nastavte tak, aby na modul JEDÁLEŇ mala práva IBA VEDÚCA jedálne (nie zbytočne ďalší iní zamestnanci)
... zároveň VEDÚCEJ jedálne ODOBERTE práva na modul PLATBY

Dosiahnete tak ideálny stav = každý používateľ (vedúca šk. jedálne a aj iní zamestnanci zodpovední napr. za vedenie poplatkov pre ŠKD, školné, ZRPŠ) bude vidieť len svoj účet a svoje platby a nebudú si navzájom "kaziť" veci a robiť nechcené zásahy.
Samozrejme - nech každý zamestnanec pracuje vždy cez svoje vlastné konto, nie cez niekoho iného, a už vôbec nie administrátorské.

2. KROK - nutný predpoklad - AUTOMATICKÝ PREDPIS
-------------------------------------------------------------------------------
Ako vytvoriť predpis pre školskú jedáleň

Pre automatické záverečné vyúčtovanie stravného je potrebné používať automatický predpis za stravu.
Iba automatický predpis totiž počíta pre každého stravníka poplatky individuálne - podľa jeho počtu prihlásenej stravy a zadaných cenníkov;
+ sú aj zohľadnené poplatky za stravu v prípade neuznania št. dotácie.

Aký predpis používate, zistíte v module platby časť 'Predpisy' alebo v module jedáleň - v nastaveniach krok 'Predpisy':

Pri oboch predpisoch je síce v module jedáleň v časti 'Stravníci' -> 'Poplatky a platby':
-> vidieť, koľko kto zaplatil (sumár zapísaných platieb) a aj aký má zostatkový kredit za stravu k zvolenému dátumu
-> a je tu aj prehľad mesačných poplatkov podľa skutočných objednávok (ak máte nastavené jednotkové ceny)
-> ale tieto poplatky systém prenáša iba do automatického predpisu, nie do 'vlastného' predpisu
-> 'vlastný' predpis obsahuje iba také poplatky, aké si do neho zadáte manuálne
=> preto iba pre automatický predpis sú zostatky v module platby správne a rovnaké ako v module jedáleň

Poznámka:
Vlastný predpis je možné zmeniť na automatický - je však potrebných viacero úprav, nejaké kontroly, zmeniť priradenia platieb ku vlastnému predpisu na automatický, nakoniec zmazanie vlastného predpisu ...
Náročnosť takejto zmeny na konci šk. roka je podľa množstva zapísaných platieb, podľa množstva iných predpisov či viacerých školských účtov.

3. KROK - KONTROLA DOTERAJŠÍCH NASTAVENÍ
------------------------------------------------------------------------

Pred samotným vyúčtovaním odporúčame skontrolovať nastavenia, aby ste mali istotu, že systém má pre výpočet poplatkov správne podklady.
Najčastejšie chyby sú zle zadané dátumy pre obdobia - u stravníkov a v celkových nastaveniach. Skontrolujte teda:

STRAVNÍCI - v časti 'objednávky & typy platiteľov'

=> objednávky nemôžu zostať neobmedzené

- všetci stravníci musia mať zadaný koniec objednávok
- prerušené objednávky (meno stravníka je červenou) - nie je korektné ukončenie stravovania
---- pre žiakov ZŠ / SŠ treba nastaviť dátum 'do 30.6.'; pre maturantov reálny dátum ukončenia
---- pre deti MŠ a učiteľov skutočný dátum, dokedy pre nich varíte
Ako hromadné ukončiť (skrátiť) neobmedzené obdobie pre objednávky

=> pre obdobie objednávok musí mať stravník nastavený typ platiteľa

- je tu systémová kontrola = pod tabuľkou je v žltom poli menný zoznam, kto a pre aké obdobie nemá nastavený typ platiteľa
Ako nájsť a opraviť stravníka s nesprávne zadaným typom platiteľa

V NASTAVENIACH MODULU JEDÁLEŇ

=> v kroku 'Výdaj stravy' -> dni mimo prevádzky

- prázdniny / iné voľno pre celú školu môžete zadať aj dodatočne
- pokiaľ ste pre voľné dni iba odhlasovali jedlo, mohol omylom niekto zostať prihlásený a počítajú sa mu nesprávne poplatky
Dni mimo prevádzky - kedy jedáleň nevarí

=> v krokoch 'Typy platiteľov, Jedlo-Cena' a 'Režijné náklady' -> cenníky aj tabuľky prispievateľov

a) dátumy:
- definovanie typov platiteľa - ideálne je mať zadaný rozsah celého šk. roka od 1.9. - 31.8. (resp. iný, ak v jedálni používate posunutý šk. rok)
- ak ste cenník počas roka menili, skontrolujte, či obdobia nadväzujú, či napr. nie je "diera" a obdobie bez zadaného cenníka
- v príspevkoch - overte obdobie pre štátnu dotáciu - pre predškolákov MŠ je do 31.8., ale pre žiakov ZŠ iba do 30.6.
* preto ak napr. v lete varíte pre deti ZŠ na tábore - nastavte im na júl (august) typ platiteľa bez dotácie
b) sumy:
- jednotkové ceny v základnej tabuľke cenníka nesmú byť nižšie ako súčet príspevkov od prispievateľov; okrem prípadu št. dotácie vyššej ako finančné pásmo ak si rozdiel ponecháva škola
- ! v príspevkoch sa nezadáva samotný doplatok stravníka (častá chyba)
Definovanie typov platiteľa a nastavenie cien stravného
Ako zadať sociálny fond a iné príspevky (na jedlo a réžiu)

=> v kroku 'Dochádzka'

- je potrebná iba vtedy, ak máte také príspevky, pre ktoré vyžadujete podmienku prítomnosť v škole
- skontrolujte obdobie od - do, či máte všetky mesiace pre celý šk. rok
- dochádzku musíte mať uzamknutú - ak učitelia neskôr zmenia dochádzku, môže to mať vplyv na (ne)uznanie nároku dotácie a zmenia sa zostatky za stravu
- ideálne ak ste priebežne robili uzávierku, vrátane odladenia nejasnej dochádzky (žlté políčka)
Ako robiť mesačnú uzávierku pre dotácie k 'obedom zadarmo'

=> v kroku 'Predpisy' -> v automatickom predpise - jednotlivé časti:

a) obdobie pre predpis
- zadávajte celý šk. rok (1.9. - 31.8.)
- dátumy pre obdobie predpisu určite nemôžu byť kratšie ako sú objednávky
stravníkov
- ak ste začali s jedálňou uprostred šk. roka, rieši sa to nastavením nulových cenníkov na obdobie pred používaním jedálne

b) KONŠTANTNÉ POPLATKY !!! - ak používate:

--- má byť zadaná priemerná suma na mesiac, nie jednotková cena jedla (častá chyba)
--- na konci šk. roka treba zapnúť generovanie zostatku = Vyrovnanie - a to bez ohľadu na to, či budete preplatky vracať alebo prenášať do nového šk. roka
= "Nie" prepnite na "Áno" = systém začne zohľadňovať skutočne odstravované dni a prijaté platby započíta s reálnymi poplatkami => v module platby tak budú reálne zostatky
= na konte stravníka v zozname poplatkov pribudne ďalší riadok s názvom 'Vyrovnanie' a v ňom suma vyrovnania
(záporná suma = stravník prejedol menej ako sú nastavené konštantné poplatky, a preto sa znižuje sumár nastavených konštantných poplatkov o Vyrovnanie;
kladná suma = stravník prejedol viac, a preto sa sumár konštantných poplatkov zvyšuje o Vyrovnanie)
--- nastavte dátum splatnosti pre vyrovnanie - ideálne 30.6., resp. pre MŠ neskôr (dajú sa oddeliť typy platiteľa) - podľa toho, komu kedy robíte vyúčtovanie
!!! zadaný dátum musí byť skorší ako reálne robíte vyúčtovanie




c) ZÁLOHA pre dotovanú stravu !!! - ak používate:

--- overte splatnosť poplatku "Záloha" - ideálny je dátum na začiatku šk. roka; častá chyba býva v kalendárnom roku
--- overte, či je záloha nastavená iba pre potrebné typy platiteľov, t.j. s dotáciou
*) časť výnimky - sem patria iba konkrétni stravníci, ak niekomu dávate inú výšku zálohy (napr. súrodenci); nedávajte sem celé kategórie stravníkov, čo vôbec nemajú zálohu
--- na konci šk. roka treba zapnúť generovanie zostatku na Zálohe - a to bez ohľadu na to, či budete preplatky vracať alebo prenášať do nového šk. roka
= "Nie" prepnite na "Áno" = systém podľa typu zálohy vyúčtuje vrátenie celej zálohy (1. a 2. typ zálohy) alebo nespotrebovanú časť zálohy (3. typ zálohy) a na konte stravníka v zozname poplatkov pribudne ďalší riadok s názvom 'Vrátenie zálohy'
--- nastavte dátum splatnosti pre vrátenie zálohy - ideálne posledný deň školy - t.j. 30.6., resp. pre MŠ neskôr (dajú sa oddeliť typy platiteľa) - podľa toho, komu kedy robíte vyúčtovanie
!!! zadaný dátum musí byť skorší ako reálne robíte vyúčtovanie
Ako na konci šk. roka zapnúť generovanie preplatku zo zálohy

*) ak stravník nemal uhradené všetky poplatky, tak dochádza ku započítaniu = preplatok na zálohe hradí neuhradené poplatky, avšak iba u 1. a 2. typu zálohy
**) u 3. typu zálohy nedochádza ku započítaniu preplatku na zálohe s nedoplatkami na stravnom; v prípade potreby môžete urobiť - Interný prevod - úhrada nedoplatku na strave z preplatku na zálohe 3. typu




d) viditeľnosť predpisu
--- musí byť zapnutá - ak nebude predpis viditeľný, rodič neuvidí poplatky, ale iba uhradené platby a tieto budú celé ako preplatok, čo nie je pravda

e) typy platiteľov
--- treba skontrolovať, či máte predpis nastavený pre všetky typy platiteľov
--- je tu aj systémová kontrola - ak pre nejaký typ platiteľa nemáte predpis, zobrazuje sa žltý výkričník a na začiatku sú v žltom poli aj vypísané vynechané typy platiteľa

4. KROK - modul platby
-----------------------------------------------------------------------------------

=> pred vyúčtovaním treba mať zapísané všetky prijaté a aj vyplatené platby - až do dňa vyúčtovania

--- pozor - na edupage sa zapisujú iba platby od stravníkov; nezapisujú sa platby od tretích strán (napr. štátna dotácia či príspevky pre zamestnancov)

=> ak ste počas roka platby zapisovali ručne:

--- urobte si aspoň zbežnú kontrolu, napr. či nie je preklepom zadaná privysoká suma - v záložke 'Platby' sa dajú záznamy zotriediť podľa stĺpca 'suma' - stačí kliknúť na názov stĺpca

=> ak má škola viac školských účtov (alebo na jeden účet sa vyberajú nielen poplatky za stravu)

--- ideálne ak máte nastavené správne práva na bankové účty a každý zamestnanec má práva iba na potrebný modul (pozrite 1. krok v tomto návode - Zmena v používateľských právach pre bankový účet školskej jedálne)

***) ... v opačnom prípade si v module platby musíte robiť filtre; a napr. si urobte v zozname zapísaných platieb krížovú kontrolu, či platby za stravu neboli zapísané na iný ako jedálenský účet a naopak - chybu mohla urobiť škola, ak zadáva platby ručne, alebo aj rodič, ak poslal peniaze na nesprávny bankový účet
- opravu si ale musíte vykomunikovať s ostatnými zamestnancami; podľa dohody na spôsobe nápravy môžete použiť napr. interný prevod (Čo je interný prevod a ako ho zadať)

=> ak máte aktivované automatické nahrávanie platieb

--- nastavte si relevantný dátum, do kedy sa vám majú platby nahrávať do končiaceho šk. roka a od kedy do nového
(Automatické nahrávanie platieb - prechod do nového šk. roka)

----------------------------------------------------------------------------------
Po urobení všetkých krokov vyúčtovania máte nachystané zostatky pre prenos do nového šk. roka.
Ešte pred tým môžete vrátiť preplatky
+ nezabudnite vtedy zapísať vyplatené platby do edupage ešte v aktuálnom šk. roku, aby sa konto stravníka vynulovalo.




------------------------------------------------------------------
KDE SA NACHÁDZAJÚ ZOSTATKY ZA STRAVU
------------------------------------------------------------------

V module platby v záložke 'Prehľad platieb používateľov' sa nachádza tabuľka s menným zoznamom.
Čísla v tabuľke treba čítať vždy s ohľadom na zadané obdobie a dátumy splatnosti poplatkov.
Po načítaní (obnovení) stránky tabuľka zobrazuje údaje pre obdobie 'do' aktuálneho dňa a pre všetky predpisy.
Preto pre správne zobrazenie zostatkov a iba za stravu je potrebné používať viaceré filtre:

=> 'predpis'
---> ak tu vidíte aj iné predpisy a bankové účty ako na stravu, požiadajte administrátora o správne nastavené práv na bankové účty aj na moduly; používajte vlastné konto (pozrite 1. krok v tomto návode)
Zmena v používateľských právach pre bankový účet školskej jedálne

---> ak ste používali pre 'obedy zadarmo' zálohu 3. typu, vo filtri pre predpisy nájdete aj podpredpis pre zálohu
označenie je: '*** (Záloha)' a pre sumárne označenie oboch sa používa nadpredpis s názvom '*** (dohromady)'
*) tu odporúčame preveriť / vyhľadať si stravníkov, ktorí majú nedoplatok na stravnom, ale preplatok na zálohe ---> všetky podrobnosti pozrite v návode Interný prevod - úhrada nedoplatku na strave z preplatku na zálohe 3. typu

=> 'obdobie od - do '
---> dátum pre obdobie 'do' treba nastaviť tak, aby do daného obdobia boli zahrnuté dátumy splatnosti všetkých poplatkov za stravu, vrátane splatnosti preplatku zo zálohy či 'Vyrovnania' pri konštantných poplatkoch

=> stĺpec 'kredit'
---> obsahuje zostatky - kladné číslo je preplatok, záporné nedoplatok (pozor pri viac predpisoch - môžu byť započítané)
---> pre zobrazenie iba preplatkov zadajte filter 'od' 0,01; pre zobrazenie iba nedoplatkov zadajte filter 'do' -0,01

NAJČASTEJŠIA CHYBA = ZLE ZADANÉ OBDOBIE

--- v prehľade platieb používateľov - pri zobrazovaní preplatkov ak zadáte obdobie kratšie ako je splatnosť potrebných poplatkov (najmä pre 'Vrátenie zálohy' alebo 'Vyrovnanie')
--- ak zadáte dátum, po ktorom je možné sa ešte stravovať -> avšak po odhlásení /prihlásení stravy sa zmení výška poplatku a teda následne aj výška kreditu
--- pri porovnávaní kreditu v module školská jedáleň a kreditu v module platby si treba tiež rovnako nastaviť filter na obdobie aj pre predpis
(Čo je kredit v module platieb , Čo je kredit v školskej jedálni)

Príklad:
V predpise je zapnuté generovanie preplatkov zo zálohy, je však nastavená iná splatnosť - pre ZŠ 30.6. a pre MŠ až 31.7. Jedáleň ešte počas mesiaca júl varí pre MŠ.
Na obrázku je porovnanie rozdielnej sumy preplatku pre rôzne zadaný dátum konca obdobia.

HROMADNÝ PRÍKAZ DO BANKY

---- jednotlivé kroky pozrite v návode:
Vrátenie preplatkov - ako vygenerovať hromadný platobný príkaz do banky

---- po vrátení preplatkov treba do aktuálneho (= končiaceho) šk. roka zapísať vyplatené platby, aby sa stravníkom konto vynulovalo
Vrátenie preplatkov - ako zaevidovať vrátenie preplatku/platby
---- neskoršie prijaté platby - s ohľadom na mesiac dátumu prijatia a či už máte urobený prenos zostatkov do nového roka, ich zapíšete buď ešte do starého šk. roka alebo už do nového šk. roka

PRENOS ZOSTATKOV DO NASLEDUJÚCEHO ŠKOLSKÉHO ROKA

---> tlačidlo pre prenos zostatkov je v nastaveniach modulu jedáleň - v novom šk. roku
Prechod do nového školského roka - modul JEDÁLEŇ

---> prenos zostatkov je možné robiť až keď administrátor/zástupca školy urobí prechod v agende (zvyčajne až v auguste), lebo až vtedy budú žiaci s triedami v novom šk. roku a zostatky sa budú môcť priradiť k užívateľom

---> po prenose zostatkov už nezapisujte žiadne platby do starého šk. roka

!!! v prípade že máte aktivované automatické nahrávanie platieb, nastavte si aj relevantný dátum, do kedy sa vám majú platby nahrávať do končiaceho šk. roka a od kedy do nového
Automatické nahrávanie platieb - prechod do nového šk. roka

----------------------
Zoznam všetkých návodov pre modul Školská Jedáleň