Prechod do nového školského roka - modul PLATBY

starý šk. rok, nový šk. rok, prenos zostatkov, predpis, variabilný symbol, IBAN, bankové účty, práva k bankovým účtom, viditeľnosť pre platiteľov

Na prelome školských rokov v module Platby si v Nastaveniach platieb v novom šk. roku 2024/2025 môžete otvoriť dialógové okno, ktoré vám umožní prenos predpisov, preplatkov/nedoplatkov, údajov o platiteľoch (variabilný symbol a číslo účtu) a údajov o škole (nastavenia školských účtov a používateľských práv) :

Je samostatný prenos pre školské predpisy a ich zostatky v module platby, a samostatný pre automatický predpis a zostatky za stravu (to sa rieši priamo v module školská jedáleň).

Prenos predpisov z minulého šk. roka zabezpečí to, že v predpisoch zostanú nastavené rovnaké poplatky a rovnakí používatelia, posunú sa dátumy splatnosti o jeden kalendárny rok.
Prenos preplatkov/nedoplatkov z predpisov v starom šk. roku presunie zostatky na také predpisy v novom šk. roku, ako si škola určí v dialógovom okne - treba napárovať predpisy.
Prevedené zostatky sa zobrazia v novom šk. roku ako počiatočný kredit s dátumom prijatia 1.9.
Prenos zostatkov je potrebné robiť naraz za všetky školské predpisy a po prenose zapisovať ďalšie došlé platby už len do nového šk. roka.

Dátum pre prechod si škola stanovuje sama, najmä s ohľadom na prevádzku školy a s tým súvisiaci výber peňazí počas leta. Prelom mesiacov (napr. júl-august) je určite vhodnejší ako dátum uprostred niektorého mesiaca, najmä z pohľadu zapisovania a kontroly prijatých platieb.
Ak má škola viac predpisov či školských účtov, ktoré navyše spravuje aj viacej zamestnancov školy, treba si dátum na prenos dohodnúť spoločne.

Odporúčania na začiatok:
=> v module platby neprenášajte všetky predpisy, ak ich máte priveľa a nemáte v nich prehľad; napárovanie prenosu zostatkov by totiž bolo dosť ťažké. Najprv si teda v predpisoch 'poupratujte', premenujte, sprehľadnite ...

=> neprenášajte predpisy, ktoré ste vytvorili v starom šk. roku, ale ich splatnosť je až v novom. Takýto predpis patrí výlučne do nového šk. roka. V starom roku vymažte a nastavte ho v novom roku.

=> neprenášajte preplatky/nedoplatky pokiaľ nemáte ešte v starom šk. roku nahraté všetky platby (prijaté aj vrátené) alebo nemáte ešte priradené platby k predpisom. Ak máte aktivovanú službu automatické nahrávanie platieb, nezabudnite si zadať dátum dokedy sa majú platby nahrávať v tomto šk. roku a odkedy sa majú platby nahrávať v novom šk. roku. Viac tu: Automatické nahrávanie platieb - prechod do nového šk. roka

=> ak má škola viac účtov, nenechávajte žiadne platby nepriradené - systém iba podľa priradenia ku predpisu môže rozlíšiť aj priradenie ku školskému účtu (predpis sa viaže na konkrétny účet).

=> ak ste používali modul jedáleň a pre výber stravného automatický predpis, prenos zostatkov sa robí samostatne v module školská jedáleň - Prechod do nového školského roka - modul JEDÁLEŇ

ŽIACI PRE NOVÝ ŠK. ROK

Do modulov jedáleň aj platby sú užívatelia natiahnutí z ascAgendy automaticky. Pred začiatkom nového šk. roka administrátor (zástupca) školy musí urobiť prechod do nového šk. roka v agende -> prenos žiakov a tried.
Pre overenie, či sú žiaci a triedy už presunutí, si môžete porovnať v starom a v novom šk. roku triedu konkrétneho žiaka.

IMPORT ÚDAJOV

V module platby je možné prenášať predpisy, zostatky na predpisoch, variabilný symbol a IBAN používateľov ako aj ukončených žiakov so zostatkami, či nastavenia školských účtov. VS a IBAN je možné prenášať aj samostatne, napr. ak škola nepoužíva žiadne školské predpisy a pre predpis za stravu sú potrebné.

1. Predpisy
- import zabezpečuje to, že v predpisoch zostanú nastavené rovnaké poplatky a rovnakí používatelia, posunú sa iba dátumy splatnosti o jeden kalendárny rok (preto nie je správne mať v starom šk. roku predpisy s poplatkami a splatnosťami pre nový šk. rok, resp. ich prenos nebude asi úplne podľa očakávania)
a) predpisy je možné prenášať všetky alebo vybrať iba niektoré - podľa toho, ako ich plánujete využívať v ďalšom roku
b) tu môžete zmeniť názov predpisu, napr. ak v ňom používate šk. rok
c) automatický predpis pre jedáleň sa nedá označiť ani preniesť, lebo je špecifický oproti bežným predpisom - treba ho pre nový šk. vytvoriť v module jedáleň (Ako vytvoriť predpis pre školskú jedáleň)

Upozornenie:
Keďže prenos predpisu je ako vytvorenie nového, tiež sa odosiela automatická správa o pridaní predpisu. Ak nechcete, aby platitelia dostali notifikáciu hneď po prenose, zapnite si ich dočasné pozastavenie ešte pred samotným prenosom.
Automatické odosielanie správ (notifikácií) - pri zmenách v predpisoch a viditeľnosti

2. Preplatky, Nedoplatky
a) v prvom stĺpci sa nachádzajú všetky predpisy zo starého šk. roka, na ktorých sú nejaké zostatky (predpisy bez zostatkov sa tu nenachádzajú)
b) vo vedľajšom stĺpci ich treba napárovať na predpisy v novom šk. roku, na ktoré má systém preniesť zostatky
- toto napárovanie predpisov je dôležité, aby zostatky boli na tých správnych predpisoch; obzvlášť dôležité, ak má škola viacej účtov, keďže predpis sa viaže vždy na konkrétny školský účet
c) prenos zostatkov je potrebné robiť naraz za všetky predpisy, ak sa niečo nepodarí, škola sa pomýli, zabudla na niektorý predpis alebo nesprávne napárovala ... prenos bude treba zopakovať (Chcem zopakovať prenos zostatkov (opraviť počiatočný kredit) - MODUL PLATBY)

*ZRPŠ poplatok býva dobrovoľný - netreba prenášať zostatky

Poznámka: po prenose zostatkov je tiež dôležité v starom šk. roku už nič nemeniť (ani poplatky ani zapísané platby) a nové došlé platby zapisovať už len do nového šk. roka

3. Údaje používateľov:
-> Variabilný symbol - ponechajte označené - všetkým tak zostane zachovaný rovnaký VS ako v uplynulom šk. roku
---- novým žiakom vygenerujete VS v novom šk. roku (Ako priradiť (vygenerovať) variabilný symbol)
-> IBAN - ponechajte označené (pri importe platieb z bankového výpisu systém znovu ľahko identifikuje používateľa aj vďaka IBANu)
-> Poznámka - ponechajte označené, ak chcete mať v novom roku rovnaké poznámky ku konkrétnym používateľom

4. Údaje školy:
-> Účty školy + Nastavenie - označne, ak chcete mať aj v novom školskom roku rovnaké nastavenia bankových účtov, používateľských práv k týmto účtom, viditeľnosť pre platiteľov a podmienky priraďovania platieb
-> Šablóny emailov - označte, ak chcete mať svoje šablóny emailov aj v novom šk. roku

5. Ukončení používatelia
-> v novom šk. roku sa v platbách už nenachádzajú používatelia, ktorí majú v agende zadaný koniec štúdia (žiaci posledného ročníka / odídení žiaci / zamestnanci, ktorých pracovný pomer skončil)
---- ak označíte prenos ukončených používateľov - ich meno/konto sa dostane do nového šk. roka a môžete vysporiadať staré preplatky/nedoplatky v novom šk. roku
- ideálne je však preplatky/nedoplatky odídených používateľov mať vysporiadať ešte v starom roku a neprenášať ich

KDE SA NACHÁDZAJÚ PRENESENÉ ZOSTATKY

Všetky prenesené preplatky a nedoplatky nájdete v novom školskom roku v záložke 'Platby'.
=> budú odlíšené od ostatných neskôr zapisovaných platieb cez 'typ platby' - prenesené zostatky sú ako 'Počiatočný kredit'
=> pre dátum prijatia je vždy 1.9. nového šk. roka
=> suma zostatku je s príslušným znamienkom, podľa toho, či ide o preplatok alebo nedoplatok
=> priradené k predpisom je tak, ako bolo nastavené pri prenose

ČO ROBIŤ PO PRENOSE PREPLATKOV/NEDOPLATKOV

Pre kontrolu prenesenej sumy si môžete v novom šk. roku 2024/25 v Platbách vyfiltrovať počiatočné kredity pre školský predpis a porovnať s preplatkami / nedoplatkami v starom šk. roku 2023/24 v Prehľade platieb používateľov .
Ak ste v starom roku nemali vysporiadané zostatky pre končiacich žiakov a týchto ste neprenášali, sumár nebude samozrejme rovnaký.

po správnom prenose
=> v starom školskom roku už nič nemeňte - nepridávajte / nemažte / nemeňte predpisy, nepridávajte ani nemažte poplatky v predpisoch, nepridávajte ani nemažte prijaté / vrátené platby
=> všetky platby (prijaté aj vyplatené) zadávajte už iba do nového šk. roka. Ak máte aktivované automatické nahrávanie platieb, nezabudnite si nastaviť dátumy dokedy sa majú importovať platby v starom šk. roku a odkedy zase v novom šk.roku - Automatické nahrávanie platieb - prechod do nového šk. roka
=> zapnite viditeľnosť poplatkov a platieb - pre modul ako celok, pre potrebné predpisy a aj nový školský rok pre mobilnú aplikáciu
Ako zobraziť poplatky a platby žiakom / rodičom / učiteľom

po zlom prenose
=> ak sa vám niečo nezdá alebo potrebujete ešte niečo upravovať v starom šk. roku, treba prenos za školské predpisy urobiť znovu
=> predchádzajúce 'zlé' počiatočné kredity treba v novom šk. roku 2024/25 najprv vymazať - pozor! vyfiltrujte a vymažte počiatočné kredity iba pre školské predpisy, nie za predpis pre školskú jedáleň (tam sa prenos robí samostatne)
Chcem zopakovať prenos zostatkov (opraviť počiatočný kredit) - MODUL PLATBY

Ďalšie návody v tejto kategórií: Prechod medzi školskými rokmi

V prípade otázok nás kontaktuje na platby@asc.sk