Der Importmanager: Import von Stammdaten mit MS Excel

Mit Hilfe von Microsoft Excel können Sie Ihre Stammdaten, wie Lehrer-, Fächer-, Klassen- oder Raumdaten in den Stundenplan importieren. Bereits eingespielte Daten können Sie mit den neu importierten Daten verknüpfen.

1. Kopieren Sie sich die Daten aus Ihrer vorbereiteten Excel-Liste. Markieren Sie darin die Felder, die Sie in den Stundenplan übertragen möchten.

2. Um die Daten in den Stundenplan einzufügen, gehen Sie auf Datei, Import und Import aus der Zwischenablage.

3. Im neu geöffneten Fenster sind nun Ihre kopierten Daten eingefügt.

A) Hier können Sie definieren welche Daten Sie importieren möchten.

B) Wenn Sie den Spaltenkopf mit kopiert haben, geben sie an, dass die erste Zeile gleich der Spaltenname ist.

C) Oder, Sie klicken den Spaltenkopf an und definieren die Spaltenköpfe selbst.

4. Nun werden Ihre eingegebenen Daten in den Stundenplan hinzugefügt. Klicken Sie auf OK, um die Daten hinzuzufügen.

5. Wenn Sie im Hauptmenü jetzt auf das Feld Lehrer klicken, sind nun Ihre importierten Daten eingefügt.
Sie können außerdem auch Fächer-, Klassen- oder Raumdaten importieren.

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Sollten Sie schon Daten in den Stundenplan eingefügt haben und Sie möchten diese aktualisieren, können Sie die neuen Daten mit den bereits vorhandenen Daten verknüpfen oder das Hinzufügen ignorieren.

Das erläutern wir Ihnen an zwei Beispielen:

1. Beispiel: Der Name der Lehrkraft hat sich verändert. Beispielsweise Umlaute wie ä,ü oder ö oder Namensänderungen wie Heirat, können mit bereits bestehenden Daten verknüpft werden.

Zur Erläuterung: Sabine Paul hat geheiratet und heißt nun Dittrich.

Wie oben beschrieben gehen Sie zuerst in Datei -> Import -> Import aus Zwischenablage und fügen in das Fenster den neuen Namen ein. Anschließend klicken Sie auf den Import-Button.

In dem neuen Fenster klicken Sie die linke Zeile an und danach die Zeile mit der Sie ersetzt werden soll. Wenn beide markiert sind, klicken Sie unten auf den Button Verknüpfen. Bestätigen Sie anschließend die Eingabe mit OK.

Jetzt ist die Lehrerin mit Ihren bereits hinterlegten Einstellung neu verknüpft.

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Beispiel 2: Sie möchten Datensätze nicht doppelt anlegen. Hierbei können Sie die Daten beim Import ignorieren.

Wie oben erläutert gehen Sie zuerst in Datei -> Import -> Import aus Zwischenablage und fügen in das Fenster die Datensätze ein. Anschließend klicken Sie auf den Import-Button.

Im nächsten Fenster markieren Sie die Daten, die Sie nicht importieren möchten und klicken Sie auf den Button Ignorieren.