Schülerdaten anpassen - Schulabgänger

Schüleraccounts, Archivieren, Schulabgänger, Ende der Schulzeit, Konten löschen

Dieser Beitrag beschreibt, wie Sie die Schülerdaten von Schulabgängern anpassen.

Bei Schüler:innen, die Ihre Schule verlassen, wie z.B. Abschlussklassen oder einzelnen Schüler:innen, die am Ende oder während des Schuljahres die Schule verlassen, legen Sie in Agenda Online in der Schülerkartei im Reiter Schulzeit das Datum des letzten Tages an Ihrer Schule bei Ende der Schulzeit fest.

Diese Schüler:innen werden einen Tag nach dem festgelegten Austrittsdatum in EduPage deaktiviert (Anzeige in grau und durchgestrichen).

Beim Schuljahreswechsel werden diese Schüler:innen nicht in das nächste Schuljahr übernommen.
Achten Sie darauf, dass das Datum im aktuellen Schuljahr, also vor dem 01.08. liegt.

Darüber hinaus müssen die Benutzerkonten für abgehende Schüler:innen und deren Eltern gelöscht werden.

Wichtig !!:

Entfernen Sie auch die E-Mail-Adressen bei diesen Benutzern, damit sich SuS bzw. Eltern nicht über die Funktion Benutzer oder Passwort vergessen erneut Ihr Konto aktivieren können, in dem sie ihre E-Mail-Adresse angeben.

Bei Geschwisterkinder, die weiterhin Ihre Schule besuchen, löschen Sie die Elternkonten nicht, da diese ihr Konto weiterhin benötigen.

I. So gehen Sie vor:

Schüler:innen in Agenda Online deaktivieren: Ende der Schulzeit hinzufügen und Konten löschen:

A: Einzelne Schüler deaktivieren:

1. Gehen Sie in Agenda Online in die Liste der Schüler:innen und öffnen Sie die Schülerkartei.

2. Wählen Sie im linken Reiter Schulzeit und geben Sie das entsprechende Datum im Feld Ende der Schulzeit ein.
3. Speichern Sie abschließend die Änderung mit OK.

4. Löschen Sie das Benutzerkonto.

B: Am Ende des Schuljahres und bei Abschlussklassen empfiehlt sich die Vorgehensweise über die Funktion Massenänderung:

1. Gehen Sie in Agenda Online in die Liste der Schüler:innen. Sortieren Sie diese am besten nach Klassen und markieren Sie dann alle Schüler:innen, die zum Ende des Schuljahres Ihre Schule verlassen bzw. verlassen haben.
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2. Wählen Sie im oberen Menü Werkzeuge und klicken Sie dann auf Massenänderung.

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3. Im sich nun öffnenden Fenster finden Sie rechts diverse Funktionen, die Sie für alle markierten Schüler:innen gleichzeitig anwenden können.

Wählen Sie die Funktion Ändern: Ende der Schulzeit, mit der für alle abgehenden Schüler:innen das Abgangsdatum eingeben bzw. angepasst werden kann.

Im darunter liegenden Fensterteil werden alle Schüler:innen angezeigt, die Sie zuvor markiert haben.

Geben Sie bei Ende der Schulzeit das Austrittsdatum ein und klicken Sie anschließend auf Ändern: Ende der Schulzeit, um die Änderung zu übernehmen. Das eingegebene Austrittsdatum wird Ihnen danach bei jedem dieser Schüler:innen in Klammern angezeigt (Bsp. Helena Blümel (28.7.2022)).

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4. Bevor Sie das Fenster für die Massenänderungen schließen, können Sie auch direkt die Konten dieser Schüler:innen deaktivieren.

Wichtig: Wenn Sie jedoch abgehende Schüler:innen noch während des laufenden Schuljahres vorbereiten, dann löschen Sie die Konten nicht direkt, sondern erst nach Schuljahresende .

Scrollen Sie dazu nun im rechten Teil des Fensters ganz nach unten bis zur Funktion Konto löschen.

Übernehmen Sie die Änderung per Klick Konto löschen unten rechts.

Beim Löschen von Schülerkonten gehen grundsätzlich keine Schülerdatensätze verloren. Diese bleiben in EduPage gespeichert. Es werden damit ausschließlich die Edupage-Zugänge der abgehenden Schüler:innen gelöscht.

Haben Sie Elternkonten angelegt, dann löschen Sie diese ebenso, sofern keine Geschwisterkinder Ihre Schule weiter besuchen.

Gehen Sie dazu in Agenda Online in die Liste der Eltern und markieren die Eltern der abgehenden Schüler:innen.

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II. Weitere Hinweise:

Bei Schüler:innen einer Abschlussklasse, die nicht von der Schule abgehen und die Klasse wiederholen, tragen Sie KEIN Ende der Schulzeit ein. Diese Schüler:innen übernehmen Sie ins neue Schuljahr und bearbeiten sie im neuen Schuljahr nach, in dem Sie diese Schüler der entsprechende Klassen zuweisen (s. hierzu Schritt 6).
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Hier geht es zu den weiteren Schritten für den Schuljahreswechsel mit EduPage:

EduPage für das neue Schuljahr vorbereiten