การนำเข้าข้อมูลไปยังปีการศึกษาใหม่ - ค่าอาหารและการชำระเงิน

ในช่วงก่อนขึ้นปีการศึกษาใหม่ ระบบจะแจ้งเตือนให้ท่านทราบถึงตัวเลือกในการโอนย้ายแผนการชำระเงิน การชำระเงินเกินจำนวน การค้างชำระเงิน และข้อมูลอื่นๆ ของผู้ชำระเงินในมอดูลการชำระเงิน

การโอนย้ายแผนการชำระเงินจากปีการศึกษาที่แล้วจะทำให้รายการชำระเงินของผู้ชำระเงินยังคงอยู่ แต่วันครบกำหนดการชำระเงินจะเปลี่ยนเป็นปีถัดไปแทน
การชำระเงินเกินหรือการค้างชำระเงินจากปีการศึกษาที่แล้วจะถูกโอนย้ายไปตามแผนการชำระเงิน ซึ่งจะแสดงเป็นเครดิตเบื้องตนในรายการชำระเงินของปีการศึกษาใหม่

ข้อแนะนำในช่วงเริ่มต้น :

กรุณาอย่าโอนย้ายแผนการชำระเงินทั้งหมด ในกรณีที่มีแผนการชำระเงินหลายแผนมากเกินไปและท่านไม่สามารถดูแผนทั้งหมดได้ กรุณาพิจารณาให้ดีและตั้งชื่อแผนเหล่านี้ให้เสร็จสิ้นก่อน

กรุณาอย่าโอนย้ายแผนการชำระเงินที่ถูกสร้างไว้ในปีการศึกษาที่แล้วซึ่งมีวันครบกำหนดการชำระเงินในช่วงปีการศึกษาใหม่ เนื่องจากแผนการชำระเงินนี้ควรจะอยู่ในปีการศึกษาใหม่ ท่านจะต้องลบแผนการชำระเงินของปีการศึกษาที่แล้ว แล้วจึงสร้างแผนการชำระเงินนี้ในปีการศึกษาใหม่แทน

กรุณาอย่าโอนย้ายการชำระเงินเกิน/การค้างชำระเงิน ยกเว้นว่ามีการกำหนดรายการการชำระเงินทั้งหมดในปีการศึกษาที่แล้วเอาไว้

--------
หมายเหตุ: ภาพตัวอย่างคือตัวอย่างจากช่วงเปลี่ยนปีการศึกษา 2017/2018 ไปยังปีการศึกษา 2018/2019


ขั้นที่ 1 - นักเรียน
สอบถามผู้ดูแลระบบเพื่อนำเข้าข้อมูลไปยังปีการศึกษาใหม่ ซึ่งรายชื่อนักเรียนจะแสดงในมอดูลโรงอาหารเมื่อมีการโอนย้ายข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ทั้งนี้ท่านจะพบว่ามีรายชื่อนักเรียนในมอดูลการชำระเงินก่อนการโอนย้ายข้อมูล แต่ข้อมูลเกี่ยวกับชั้นเรียนของนักเรียนจะยังไม่ใช่ข้อมูลที่ถูกต้อง


ขั้นที่ 2 - มอดูลโรงอาหาร

แผนการชำระเงิน:
ในกรณีที่แผนการชำระเงินสำหรับค่าอาหารโรงเรียนถูกสร้างไว้แล้ว (หรือกำลังขึ้นปีการศึกษาใหม่) ท่านควรกำหนดแผนการชำระเงินสำหรับค่าอาหารโรงเรียนสำหรับปีการศึกษาใหม่เสียก่อน

โดยเลื่อนเมาส์ไปที่ข้อความจากนั้นคลิกที่ลิงก์ ระบบจะนำท่านไปยังมอดูลโรงอาหาร

คลิกที่ปุ่ม "แก้ไขแผนการชำระเงิน" แล้วกำหนดชื่อของแผนการชำระเงิน เลขบัญชีธนาคาร วันครบกำหนดการชำระเงิน (ท่านสามารถดูเดือนแต่ละเดือนได้เมื่อท่านคลิก "เดือน - แสดง")
ช่วง "จาก - ถึง" ของแผนการชำระเงินจะต้องครอบคลุมช่วงเวลาที่โรงอาหารจะจัดเตรียมอาหาร รวมถึงจะต้องครอบคลุมช่วงเวลาของการแสดงรายการราคาค่าอาหาร โดยระบบจะกำหนดค่าธรรมเนียมที่ถูกต้องสำหรับแต่ละรายการอาหารที่มีการสั่งในแต่ละวันให้กับผู้ชำระเงิน

ข้อแนะนำ:
เลือกการต้ังค่า "ระบบสร้าง/แก้ไขโดยอัตโนมัติ" สำหรับแผนการชำระเงินและค่าธรรมเนียม ซึ่งระบบจะแก้ไขค่าเครดิตคงเหลือตามรายการอาหารที่ถูกยกเลิก กดบันทึกการเปลี่ยนแปลง

ในกรณีที่ยังไม่เคยมีการสร้างแผนการชำระเงินสำหรับค่าอาหาร หรือท่านต้องการข้อมูลเพิ่มเติม กรุณาดูเพิ่มเติมดังต่อไปนี้
วิธีกำหนดประเภทผู้ชำระเงินให้กับครูและนักเรียนประจำ
วิธีกำหนดคำสั่งซื้ออาหาร - ครูและนักเรียนประจำ

การตั้งค่ามอดูล:

ท่านสามารถสลับปีการศึกษาได้ในการตั้งค่า รวมถึงสามารถตรวจสอบช่วงเวลา "จาก - ถึง" สำหรับทั้งปีการศึกษาที่แล้วและปีการศึกษาปัจจุบันได้

การกำหนดช่วงเวลาแต่ละช่วงมีความสำคัญมาก เพราะช่วงเวลาที่กำหนดจะต้องไม่ทับซ้อนและจะต้องไม่มีช่องว่างระหว่างช่วงเวลาสองช่วง ซึ่งท่านจำเป็นต้องกำหนดช่วงเวลาของ: ปีการศึกษา การเปิดปิดโรงอาหาร การสั่ง/ยกเลิกการสั่งอาหาร ประเภทของผู้ชำระเงิน และรายการราคาค่าอาหาร

ช่วงเวลาของปีการศึกษาและแผนการชำระเงินจะต้องประกอบด้วยช่วงเวลาดังต่อไปนี้:
- ช่วงเวลาจัดเตรียมอาหารของโรงอาหาร
- ประเภทของผู้ชำระเงินและรายการราคาอาหาร
- คำสั่งซื้ออาหารและประเภทของผู้ชำระเงินในการ์ดนักเรียนประจำ


ครูและนักเรียนประจำ -> คำสั่งซื้ออาหารและประเภทของผู้ชำระเงิน

ในการตั้งค่าค่าอาหารให้ครบถ้วน กรุณากำหนดประเภทของผู้ชำระเงินและคำสั่งซื้ออาหารของครูและนักเรียนประจำ
ท่านสามารถนำเข้าข้อมูลได้หากมีการกำหนดข้อมูลนี้แล้วในปีการศึกษาที่แล้ว ซึ่งจะมีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลเหล่านี้น้อยมาก

ทั้งนี้ท่านไม่สามารถนำเข้าประเภทของผู้ชำระเงินได้หากท่านได้เปลี่ยนแปลงหรือกำลังจะเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้ออาหารหรือรายการผู้ชำระเงินในปีการศึกษาใหม่

เมื่อท่านต้องการนำเข้าคำสั่งซื้ออาหาร กรุณากรอกวันที่ใดก็ได้ที่นักเรียนประจำมีการสั่งอาหารในปีการศึกษาที่แล้ว (เช่น วันใดวันหนึ่งในเดือนมิถุนายน) แล้วจึงนำเข้าคำสั่งซื้ออาหารสำหรับช่วงเวลาในปีการศึกษาใหม่ ซึ่งควรจะเป็นช่วงวันที่ 1 กันยายน – 30 มิถุนายน ของปีถัดไป

สำหรับโรงเรียนที่มีโรงเรียนอนุบาลที่เปิดเรียนในช่วงปิดภาคเรียน (เช่น โรงเรียนอนุบาลมีการเปิดเรียนในเดือนกรกฎาคมหรือสิงหาคม) กรุณาขยายเวลาคำสั่งซื้ออาหารของนักเรียนอนุบาลประจำในช่วงเวลาปิดภาคเรียน แต่ในกรณีของโรงเรียนอนุบาลที่ไม่มีนักเรียนในระดับชั้นประถมหรือมัธยมร่วมด้วย ท่านสามารถนำเข้าการสั่งอาหารสำหรับช่วงเวลาเปิดภาคเรียนของปีการศึกษาใหม่ได้โดยตรง

สำหรับช่วงเวลาของคำสั่งซื้ออาหาร ท่านจำเป็นต้องกรอกช่วงเวลา “จาก - ถึง” (มีการจำกัดช่วงเวลา) เพื่อให้ครูและนักเรียนประจำสามารถสั่ง/ยกเลิกการสั่งอาหารในช่วงเวลาที่กำหนดเท่านั้น และช่วยป้องกันไม่ให้มีการสร้างแผนการชำระเงินสำหรับนักเรียนในช่วงปิดภาคเรียน

เมื่อท่านได้นำเข้าประเภทของผู้ชำระเงินและคำสั่งซื้ออาหารเสร็จเรียบร้อยแล้ว ท่านจะต้องกำหนดขั้นเรียนของนักเรียนที่อยู่ในชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1 และเปลี่ยนประเภทผู้ชำระเงินในชั้นเรียนที่เลื่อนระดับจากชั้นประถมศึกษาไปยังชั้นมัธยมศึกษา

ข้อควรระวัง:
ในกรณีที่ครูและนักเรียนประจำมีการสั่งอาหารบางรายการ แทนที่จะยกเลิกคำสั่งซื้อ (โดยรายการอาหารพื้นฐานคือ “X”) แผนการชำระเงินค่าอาหารอาจดูเหมือนไม่มีการเคลื่อนไหวจนกว่านักเรียนจะมีการส่งคำสั่งซื้ออาหารอย่างน้อย 1 มื้อ ซึ่งจะไม่แสดงแผนการชำระเงินที่ไม่มีรายการการชำระเงิน
ยกตัวอย่างเช่น ท่านสามารถสร้างคำสั่งซื้ออาหารหลายรายการในคราวเดียว ณ วันสุดท้ายของเดือน


ขั้นที่ 3 – มอดูลการชำระเงิน

หลังจากที่มีการกำหนดแผนการชำระเงินค่าอาหาร ท่านสามารถนำเข้า การชำระเงินเกิน/การค้างชำระเงิน และข้อมูลอื่นๆ ซึ่งเราขอแนะนำให้ท่านนำเข้าเลขประจำตัวผู้ชำระเงิน รหัสIBAN ของผู้ชำระเงิน (ซึ่งจะช่วยให้การตรวจสอบชื่อผู้ชำระรายการการชำระเงินทำได้ง่ายขึ้น)

ทั้งนี้ท่านสามารถนำเข้าข้อมูลของผู้ใช้งานเดิม (นักเรียนที่จบการศึกษาไปแล้ว) ที่ยังมีการชำระเงินเกิน/การค้างชำระเงินในปีการศึกษาที่แล้ว

คลิก “การสื่อสาร” -> จากนั้นเลือก “การชำระเงิน” -> ปีการศึกษาใหม่ (2018/2019) แล้วระบบจะเปิดหน้าต่างโดยไม่มีการเตือนการเขียนทับข้อมูลเดิม

ในกรณีที่ท่านมีแผนการชำระเงินหลายแผน และท่านยังคงต้องใช้แผนเหล่านี้อยู่ ท่านสามารถเลือกนำเข้าแผนการชำระเงินแต่ละแผน (ซึ่งท่านสามารถแก้ไขชื่อของแผนได้ เช่น หากท่านใช้ปีการศึกษาในการตั้งชื่อ)
การที่แผนการชำระเงิน”ค่าอาหารโรงเรียน” ไม่มีการทำเครื่องหมายไว้ (ซึ่งท่านไม่สามารถทำเครื่องหมายได้) เป็นเพราะแผนการชำระเงินนี้ถูกสร้างไว้แล้วในมอดูลโรงอาหาร

รายการการชำระเงินเกิน/การค้างชำระเงินจะแสดงเป็น “เครดิตเบื้องต้น” (โดยอาจเป็นค่าบวกหรือติดลบก็ได้) ในวันที่ 1 กันยายน ซึ่งเป็นวันแรกของปีการศึกษาใหม่ และจะถูกกำหนดให้กับแผนการชำระเงินที่จะมีการนำเข้า (เช่น แผนการชำระเงินที่ยังไม่ถูกกำหนดก็จะยังไม่ถูกกำหนด)

ขั้นที่ 4 – ขั้นตอนต่อไปหลังจากการนำเข้าข้อมูลที่ถูกต้อง

หลังจากการนำเขาข้อมูลการชำระเงินเกิน/การค้างชำระเงินแล้ว
- กรุณาอย่าเปลี่ยนแปลงข้อมูลในปีการศึกษาที่แล้ว และกรุณาอย่าเปลี่ยนแปลงแผนการชำระเงิน รวมถึงการเพิ่มหรือลบรายการการชำระเงินหรือค่าธรรมเนียมใดๆ
- บันทึกการรับชำระเงินทั้งหมดในปีการศึกษาใหม่


ขั้นที่ 5 - ขั้นตอนต่อไปหลังจากการนำเข้าข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

ในกรณีที่มีการนำเข้าข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง และท่านต้องการนำเข้าข้อมูลใหม่อีกครั้ง หรือท่านยังต้องการแก้ไขข้อมูลในปีการศึกษาที่แล้ว กรุณาทำตามขั้นตอนดังนี้:
=How to repeat the transfer of excess/arrears payments (correcting initial credit)

กรุณาดูเพิ่มเติม - =Helps for Canteen module

กรุณาดูเพิ่มเติม - รายการการช่วยเหลือทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับมอดูลการชำระเงิน