Import platieb z bankového výpisu

Import výpisu z bankového účtu umožňuje škole zapisovať prijaté platby rýchlo a presne, bez prípadných preklepov alebo duplicít pri ručnom zadávaní.

Vďaka importu výpisu sa do modulu platby nahrá aj zoznam bankových účtov používateľov, ktoré môžete využiť pri bezhotovostnom vyplácaní preplatkov (dá sa generovať súbor pre dávkové platby).

ČO JE POTREBNÉ PRE IMPORT VÝPISU

-> pre import potrebujete výpis z účtu v elektronickej podobe - súbor získate v internet bankingu školského účtu
-> formát súboru závisí od konkrétnej banky - väčšina bánk má v ponuke viaceré formáty
--- pozrite si v EduPage, aké formáty sú podporované pre vašu banku a takýto formát si stiahnite v internet bankingu (pre import nie je vhodný .pdf formát)

-> EduPage ponúka import súborov pre väčšinu bánk - ak sa v zozname vaša banka nenachádza, kontaktujte nás na info@asc.sk a my ju doplníme
-> ak sa vaša banka v zozname nachádza, ale nie je v ponuke váš formát súboru, pohľadajte ešte v internetbankingu a výpis stiahnite v niektorom z ponúkaných formátov

NOVINKA ---------> Na EduPage si teraz môžete aktivovať aj automatické nahrávanie platieb z banky, ktoré vám umožnia automaticky sťahovať pohyby na účte na EduPage bez nutnosti sťahovať a importovať bankový výpis manuálne. Viac tu: Automatické nahrávanie platieb - prehľad a aktivácia

AKO IMPORTOVAŤ BANKOVÝ VÝPIS

1. kliknite na tlačidlo 'Pridaj platby' a vyberte možnosť 'Import - Výpis z účtu'
2. vyberte vašu banku a formát súboru, v akom je váš výpis a stlačte tlačidlo 'Vybrať súbor'
3. vyhľadajte vo svojom počítači súbor s výpisom zvoleného formátu a kliknite naň
** pre lepšiu prehľadnosť odporúčame vytvoriť si v počítači samostatný priečinok pre bankové výpisy, prípadne aj podpriečinky pre jednotlivé školské roky či mesiace roka ; ideálne je sťahovať si výpisy a importovať platby na dennej báze

4. výber potvrďte dvojklikom na súbor alebo jednoduchým kliknutím na súbor + kliknutím na tlačidlo 'Otvoriť'

AKÉ PLATBY SA IMPORTUJÚ?

5. import dokončíte kliknutím na tlačidlo 'Importovať'
Odporúčame pozrieť si pred tým v dialógovom okne, aké platby sa budú importovať - v časti:

'Nastavenia' :
-> import výpisu z účtu je štandardne prednastavený pre prijaté platby = kreditné (plusové) platby
-> ak potrebujete zapísať vrátené preplatky, stačí si zmeniť voľbu pre 'Nastavenia' importu - na 'všetky' alebo 'iba debetné (mínusové) platby'

'Výpis z účtu' :
-> v dialógovom okne sú údaje o počtoch platieb:
--- a) platby vo výpise = všetky platby v bankovom výpise (plusové aj mínusové)
--- b) vybraté platby = podľa zvoleného nastavenia (kreditné / debetné / všetky)
--- c) platby, ktoré sa reálne naimportujú
* cez tlačidlo 'Zobraziť platby' si môžete pozrieť detaily jednotlivých platieb ako aj popis, či platba bude importovaná

SYSTÉMOVÁ KONTROLA NA DUPLICITY
-> systém pri importovaní bankových výpisov kontroluje jednotlivé transakcie a nedovolí naimportovať rovnaké platby viackrát
-> v prípade nájdenia duplicity bude v dialógovom okne uvedený aj počet platieb, ktoré už sú v databáze; cez tlačidlo 'Zobraziť platby' si môžete pozrieť, o ktoré ide
-> táto kontrola je užitočná ak sa napr. pomýlite (pri výbere súboru v počítači alebo v období v internet bankingu), prípadne na začiatku nového šk. roka opakovane nahráte rovnaký súbor aj do starého aj do nového šk. roka

-> ak používatelia hradili poplatky cez Viamo platobnú bránu , kedy sú platby hneď automaticky zapísané na Edupage, systém pri importe bankového výpisu tieto platby nezduplikuje, iba si ich potvrdí (spáruje s výpisom).

KDE NÁJDETE NAHRATÉ PLATBY

-> importované platby sa nachádzajú v záložke 'Platby' aj 'Nepriradené platby'
-> pre dokončenie je potrebné platby ešte potvrdiť - to je najlepšie robiť v záložke 'Nepriradené platby', kde sú len nepotvrdené a je lepšia prehľadnosť

-> systém navrhuje k jednotlivým platbám používateľa a predpis, k akým má byť priradená
-> pred potvrdením treba aspoň zbežne skontrolovať (prípadne opraviť) priradenie, či je k správnemu používateľovi / k potrebnému predpisu - platitelia nie vždy uvedú všetko správne

AKO SYSTÉM IDENTIFIKUJE POUŽÍVATEĽA PLATBY

Na rýchle a presné identifikovanie prijatej platby slúži:
1. variabilný symbol - preto je dobré hneď na začiatku používania modulu nastaviť VS pre používateľov
(Ako priradiť (vygenerovať) variabilný symbol)
2. správa pre prijímateľa - systém pozerá iba priezvisko - v prípade jednej platby pre súrodencov je potrebný zásah zamestnanca školy
(Priradenie platby viacerým platiteľom)
3. IBAN používateľa - (pozor, nezadávajte ho ručne) - systém ukladá číslo bankového účtu k používateľovi po prvom potvrdení a priradení platby ku používateľovi (* ukladá sa iba jeden IBAN - z akého bola realizovaná posledná platba)

AKO POTVRDIŤ NAIMPORTOVANÉ PLATBY

Systém na základe uvedených identifikátorov predpriraďuje platby k používateľom, na dokončenie je ešte potrebné potvrdiť prijaté platby - Priraďovanie platieb žiakom po importe z bankového výpisu

Potvrdené platby:
- ikonka na konci záznamu je zelená fajočka
- už sa nachádzajú iba v záložke 'Platby' (v záložke 'Nepriradené platby' už nie)
- až teraz sa zobrazia aj v konte používateľa a taktiež aj v rôznych prehľadoch a štatistikách pre administrátora platieb

AKO PRIRADIŤ PLATBY POUŽÍVATEĽOM

Pred potvrdením platby je potrebné, aby zamestnanec školy aspoň zbežne skontroloval systémové priradenia ku používateľom a v prípade potreby upravil priradenie.
... používatelia totiž robia rôzne chyby pri úhradách - zadajú zlý alebo žiaden VS; platia jednu platbu pre viacej detí; neuvedú žiadnu správu pre príjemcu; bankový účet používateľa ešte nie je v systéme ... alebo máte na výpise sumárnu platbu z pošty, ak viacerí rodičia platili šekom

Pozrite aj:
Priradenie platby viacerým platiteľom
Zmena priradenia už priradenej platby
Platba nemôže byť priradená - manuálne priradenie platieb

AKO ZAZNAMENAŤ VRÁTENÉ PLATBY

Pre kompletný stav na konte používateľa je potrebné zapisovať aj vyplatené (vrátené) platby.
Ak teda viete, že ste vracali niekomu peniaze (napr. pri záverečnom vyúčtovaní), pri importe výpisu zmeňte v dialógovom okne pre 'Nastavenia' voľbu na 'Importovať všetky platby'.

Viac - Vrátenie preplatkov - ako zaevidovať vrátenie preplatku/platby