Doklady a udalosti v sklade (príjem, výdaj, faktúry)

inventúra, príjemka, výdajka, objednávka, faktúra

Zásoby a ich zmena sa v sklade eviduje cez doklady.

Počiatočný stav zásob treba zadávať cez doklad Inventúra, cez doklad Príjemka sa zásoby zvyšujú a cez doklad Výdajka sa zásoby znižujú. Cez doklad Faktúra sa eviduje uhradenosť.

V časti 'Sklad' v záložke horného menu 'Doklady/Udalosti' sa dajú:
- vytvárať nové doklady - cez zelené tlačidlá
- editovať / upravovať obsah už vytvorených dokladov - treba kliknúť na konkrétny doklad - modrý názov
- zobraziť / skryť zmazané doklady - cez tlačidlo v hornom menu 'Aj vymazané údaje'
- zmazať / obnoviť doklady - tlačidlo pre vymazanie / obnovenie je v dialógovom okne v dolnej časti

Údaje o položke zaznamenané v doklade sa prenesú na skladovú kartu položky.
Skladová karta obsahuje jednotlivé doklady, na ktorých sa daná položka vyskytuje.
V oboch častiach sa dá doklad otvoriť a v prípade potreby aj dodatočne upraviť.
Viac o pojmoch 'položka' a 'potravina' - Sklad potravín a základné pojmy

Užitočné všeobecné nastavenia pre doklady v sklade

ČASOVÁ NÁSLEDNOSŤ

Jednotlivé doklady (príjemky, výdajky) treba zadávať v správnom časovom poradí.
Ak aj nestihnete zadať príjemku alebo výdajku presne v konkrétny deň, je nutné pre účtovný dátum zadať reálny deň, ku ktorému doklady prislúchajú.

PODOBNEJŠIE NÁVODY PRE JEDNOTLIVÉ DOKLADY:
-> pre zadanie počiatočného stavu zásob, prípadne revíziu stavu počas roka - Inventúra
-> pre príjem tovaru na sklad - Príjemka
-> pre výdaj tovaru zo skladu - Výdajka

-> pre evidenciu úhrad - Faktúra
-> pre mesačný prehľad - Obratová súpiska

ĎALŠIE MOŽNOSTI V ZOZNAME DOKLADOV

a) filter pre typ dokladu a dodávateľov
b) zotriedenie zostupne alebo vzostupne podľa vybratého stĺpca - kliknutím na názov stĺpca
c) zobraziť / skryť stĺpce
d) zobraziť iný počet desatinných miest
e) exportovať do excelu
f) vytlačiť doklad

VYTVORENIE NOVÉHO DOKLADU

manuálne vytvorenie dokladu
- v časti 'Pridať nový záznam' kliknutím na zelené tlačidlo požadovaného dokladu
- cez tlačidlo 'Pridať položku' sa pridávajú riadky do dokladu a vyberajú sa položky zo skladu
- množstvo a cenu je potrebné zadávať individuálne

NOVÝ DOKLAD AKO KÓPIA UŽ EXISTUJÚCEHO DOKLADU

- v zozname dokladov treba najprv vyznačiť riadok dokladu (1.) a potom kliknúť na zelené tlačidlo (2.)
- otvorí sa zvolený typ dokladu s vyplnenými položkami, kde je možné prepisovať dátum, číslo dokladu, dodávateľa (a), zmeniť množstvo (b), cenu (c), pridávať (d) alebo mazať položky (e)

AUTOMATICKÉ VYTVORENIE DOKLADOV

-> Príjemka z objednávky (objednávky však nie je nutné vôbec evidovať)
-> Faktúra z príjemky - určite odporúčame - je to rýchle a presné
--- priamo v doklade je vľavo dole tlačidlo na vytvorenie súvisiaceho dokladu (príjemky, faktúry)

-> Výdajka (aj objednávka) z jedálneho lístka - iba ak máte jedálny lístok vytváraný z oficiálnych receptúr

*) cez tlačidlo 'Požiadavka' (1.) v hornom menu sa môžete preniesť do časti 'Prehľady' -> 'Potraviny' (2.), kde si môžete zvoliť:

a) časový rozsah a jedlo
- konkrétny deň / viac dní / týždeň
- jednotlivé jedlo dňa alebo všetky
- konkrétnu receptúru z jedálneho lístka alebo všetky receptúry

b) zdroj počtu jedál
- reálne počty prihlásených stravníkov na zvolené obdobie a jedlá
- alebo vlastné počty pre jednotlivé vekové kategórie (použiteľné viac pri tvorbe objednávky)

c) cez tlačidlo preniesť do skladu (vytvorí požiadavku pre sklad a otvorí sklad), kde
- bude v tabuľke zoznam potrebných potravín
- systém upozorní na chýbajúcu potravinu na sklade
- môžete vytvoriť skladovú kartu pre chýbajúcu položku
- môžete zameniť potravinu
- môžete si vybrať doklad (výdajka, objednávka), v ktorom už budú vybraté potrebné položky aj ich množstvá podľa zadaných kritérií vyššie
- množstvá v doklade môžete pred uložením upravovať

ÚPRAVA VYTVORENÉHO DOKLADU

Pre úpravu dokladu stačí doklad otvoriť kliknutím na názov, upraviť čo potrebujete (množstvo, cenu, pridať/vymazať položky, ...) a nakoniec uložiť tlačidlom 'Uložiť' (vpravo dole).

Dôležité:
Ak upravujete dodatočne príjemku a už bola vytvorená výdajka, otvorte si danú výdajku a skontrolujte / opravte jednotkovú cenu položky podľa zmien na príjemke.

Vymazanie dokladu:

Ak chcete vymazať celý doklad, nájdite ho v zozname, otvorte kliknutím na názov a vymažete tlačidlom vpravo dole 'Vymazať záznam'.
Položky v dokladoch je možné vymazať jednotlivo cez 'X' na konci riadku.

---> Zobrazenie zmazaných dokladov

Zmazané doklady neovplyvňujú prírastky/úbytky v sklade, nezapočítavajú sa do obratovej súpisky, štandardne sa ani nenachádzajú v zozname dokladov.
Ak hornom menu zvolíte tlačidlo 'Aj vymazané údaje', v zozname sa zobrazia aj vymazané doklady.
Zmazaný doklad je v sivom riadku a text je prečiarknutý. Opätovným kliknutím na tlačidlo 'Aj vymazané údaje' sa dajú vymazané doklady skryť.

---> Obnovenie zmazaných dokladov

Či už ste doklad vymazali omylom alebo nie, môžete ho jednoducho obnoviť.
Najprv je potrebné mať zobrazené 'Aj vymazané údaje', doklad otvoríte kliknutím na názov a tlačidlom vpravo dole 'Obnoviť záznam' bude doklad znovu aktívny.

Dôležité:
Pri mazaní a obnovovaní dokladov je potrebné si uvedomiť, že vymazané / znovuzadané množstvá vplývajú na stav zásob v jednotlivých časových úsekoch, rozhodujúcim pre stav a pohyby na sklade je účtovný dátum zadaný na doklade.

Poznámka pre CZ používateľov ku skladovému hospodárstvu

----------------------
Zoznam všetkých návodov pre modul Školská Jedáleň