Doklady v sklade - ako nájsť a opraviť chyby

výdajka, príjemka, faktúra

V sklade sú viaceré systémové kontroly pre nesprávne zadané údaje v dokladoch.

napr. keď ... vydáte tovar v nesprávnej jednotkovej cene;
... alebo vydávate väčšie množstvo ako je samotná skladová zásoba;
... alebo zadávate výdajky skôr ako príjemky, príp. výdajky dopredu (!) - daný deň ešte len bude;
... alebo pre jednu rovnakú príjemku vytvoríte viac faktúr;
... alebo prepisujete už zadané údaje spätne (!) ...

Chyby si treba priebežne opravovať.

Primárne má byť snaha opraviť samotný doklad (najčastejšie výdajky) a iba v prípade, že to nejde (alebo nechcete meniť doklad v staršom mesiaci, lebo už ho máte uzavretý), až potom treba urobiť inventúru.
Pri inventúre treba pamätať na to, že sa zadáva rovno stav zásob (nie je to ani príjem ani výdaj) a teda vzniká inventarizačný rozdiel.


HLAVNÁ ZÁSADA PRE DOKLADY = ČASOVÁ NÁSLEDNOSŤ

Všetky doklady s vplyvom na zásoby treba vždy zadávať v správnom časovom poradí.
Pri začínaní so skladom musí byť ako prvá inventúra (časové vymedzenie ku začiatku dňa), následne priebežne príjemky a výdajky.
Vždy, keď niečo potrebujete zmeniť na staršom doklade (napr. iné množstvo, inú cenu, zmazať položku), treba následne otvoriť všetky nasledujúce výdajky v poradí od najstaršej a pre menený tovar treba vybrať/potvrdiť konkrétnu zásobu, z ktorej sa vydáva - robí sa cez 'Detail'.
Výdaj tovaru musí byť totiž naviazaný na konkrétnu zásobu (príjemku).

KDE SA NACHÁDZAJÚ UPOZORNENIA

Na chyby všeobecne je upozornenie v časti 'Doklady, Udalosti' - upozornenie sa nachádza v žltom rámčeku, na konci textu je prelinkovanie na zoznam.

Zoznam všetkých chýb nájdete cez 'Nástroje' - 'Kontrola':

ČO OBSAHUJE ZOZNAM

-> členenie v kontrole je abecedne podľa položiek - skladových kariet
-> po rozkliknutí je tu tlačidlo 'Skladová karta' - systém vás prelinkuje na skladovú kartu a zobrazí ďalšie potrebné stĺpce ('Dátum poslednej zmeny' a 'Previazanie na príjemku')
-> v určitých prípadoch je tu aj tlačidlo pre 'Doklad', na ktorom je chyba
-> ak máte pre jednu položku chyby na viacerých dokladoch, treba začať opravovať od najstaršieho dokladu
-> pri každej chybe je uvedený aj pravdepodobný dôvod chyby a prípadne aj ako ju opraviť; treba sa vždy ale pozrieť na skladovú kartu komplexne


AKÉ SÚ UPOZORNENIA

Priamo na doklade - upozornenie je na konkrétnu chybu, napr. :
---- na výdajke - políčko s nesprávnou hodnotou podfarbené ružovou farbou
---- na výdajke - nesprávne číslo alebo upozorňujúci text je červenou farbou
---- na faktúre iná cena ako na príjemke - zobrazuje sa text priamo pod riadkom položky
---- ak je zadaná celková cena na viac ako 2 desatinné miesta - je tam ikonka nožníc

V záložke 'Kontrola' sú upozornenia na:
Evidované údaje na dokladoch
----- zvyčajne ide o nesprávne vydávané množstvo - napr. do mínusovej zásoby alebo nie je previazanie výdaja na príjemku
=> choďte na konkrétnu skladovú kartu a tam opravte

Kontrola faktúr
---- príjemka č. xx je uvedená na viacerých faktúrach
---- číslo faktúry je použité viackrát - kontrola u rovnakého dodávateľa - buď máte len preklep v čísle alebo máte Príjemku / Faktúru zadanú duplicitne
=> choďte do záložky 'Prehľad príjemok' / 'Prehľad faktúr' a preverte - duplicitne použité doklady sú svetlejšou modrou a číslo dokladu je červenou
---- rozdielne množstvo či cena na previazaných dokladoch - keď je faktúra vytvorená z príjemky (viac príjemok), ale má iný obsah
=> pre kontrolu a opravu choďte do záložky 'Prehľad príjemok' alebo faktúr

Kontrola príjemok
---- ak je číslo príjemky e použité viackrát

V záložke 'Prehľad príjemok' je stĺpec 'Info':
- je to len upozornenie na možnú chybu, a preto sa nenachádza v záložke Kontrola'
- vyhľadáva sa možná duplicita = je zadaných viac príjemok od rovnakého dodávateľa s rovnakou sumou v rozpätí dvoch týždňov; tu sa nekontroluje číslo príjemky (nie vždy ho totiž užívateľ zadá) => môže ísť o duplicitne zadanú príjemku (stáva sa napr. keď vedúcu niekto zastupuje)
=> prekontrolujte si reálne doklady - ak to nie je chyba (napr. často nakupujete rovnaké množstvo chleba na raňajky), výkričníky len jednoducho ignorujte

AKO OPRAVIŤ CHYBY

• chyby pre aktuálny alebo práve skončený mesiac:
  => otvorte doklad a upravte potrebné
  => pre danú položku = skladovú kartu následne otvorte všetky neskoršie výdajky a skontrolujte - mohli sa výdaje poposúvať a vzniknúť ďalšie chyby

• staré uzavreté mesiace, ktoré nechcete už meniť:
  => cez doklad Inventúra treba zadať správne množstvo a správnu cenu zásob
  => na konci mesiaca, v ktorom ste zadali inventúru, treba okrem obratovej súpisky odovzdať aj Inventúrny súpis, kde je vyčíslený rozdiel
  Inventúrny súpis a inventarizačný rozdiel

KONKRÉTNE CHYBY, AKÉ ŠKOLY ČASTO ROBIA

Chyby na príjemkách
---- nesprávny dátum
- napr. ak zdávate príjemku v iný v deň ako tovar došiel a nevšimnete si, že systém dáva účtovný dátum aktuálny deň
=> treba príjemku otvoriť a opraviť účtovný dátum (inak je na výdajke vydané množstvo do mínusu)
---- nesprávna cena
- ak máte vytvorenú z príjemky faktúru a museli ste na nej zadať inú, lebo došlá faktúra mala inú cenu ako bola na dodacom liste
=> treba preklikať aj súvisiace doklady - výdajky aj príjemky a opraviť jednotkovú cenu
---- viac faktúr k rovnakej príjemke

chyby na faktúrach (=Chyby na faktúrach)
---- zvyčajne bolo dodatočne niečo menené na príjemke (cena, množstvo)
- treba opraviť buď príjemku alebo faktúru = podľa toho, čo je realita
- ! ak opravíte príjemku, treba preklikať aj súvisiace výdajky
---- k jednej príjemke máte viac faktúr
- v prehľade faktúr aj v prehľade príjemiek sú vyznačené súvisiace doklady (modré tlačidlá s bielymi číslami) a ak je niektorá zadaná opakovane, tak je tlačidlo svetlomodré a čísla sú červené

Chyby na výdajkách
---- množstvo:
- ak vydáte množstvo, ktoré nemáte na sklade = na výdajke je zásoba červenou - v stĺpci 'Zmena skladu'
- zvyčajne je problém zlá časová postupnosť dokladov - príjemka má neskorší dátum
=> opravte dátum na príjemke a vráťte sa na výdajku, aby ste naviazali výdaj na správny príjem (treba vybrať cez 'detail')
---- jednotková cena:
- políčko je podfarbené ružovou
=> treba zvoliť správnu JC - kliknite na 'Detail' -> v dialógovom okne sa zobrazia zásoby z jednotlivých príjmov

"Chyba" v obratovej súpiske (stav skladu)
Chyby urobené na výdajkách sa prejavia vždy aj v obratovej súpiske.
---- záporná zásoba - množstvo alebo cena
---- nulové množstvo, ale nenulová cena
=> treba danú položku preveriť cez skladovú kartu a nápravu urobiť podľa toho, či ide o chybu v aktuálnom mesiaci (opraviť výdajku) alebo v staršom mesiaci, kde už nechcete meniť doklad (zadať reálne množstvo a cenu cez inventúru)

AKO UROBIŤ OPRAVU CEZ INVENTÚRU
----------------------------------------------------------

-> otvorte si 'Stav skladu' cez 'Jednotkové ceny'
-> zvoľte dátum, ku ktorému chcete urobiť opravu
-> zvoľte časový úsek dňa - začiatok alebo koniec
-> vyhľadajte potrebnú položku

a) ak je na skladovej karte iba jeden záznam = nulové množstvo, ale cena nie je nulová = potrebujete opraviť cenu
=> vyznačte riadok danej položky a v inventúre následne zadajte nulu pre množstvo aj pre sumu

b) ak je na skladovej karte iba dvojica záznamov - rovnaké množstvo s opačným znamienkom (jeden záznam má teda zápornú zásobu) - vydalo sa v zlej jednotkovej cene = potrebujete opraviť aj zásobu aj cenu na nuly
=> vyznačte jeden z riadkov danej položky a v inventúre následne zadajte nulu pre množstvo aj pre sumu

c) ak je na skladovej karte okrem chybných záznamov aj ďalšia zásoba (jeden alebo viac záznamov) = potrebujete ponechať iba reálnu zásobu
=> označte iba riadok (riadky) s reálnou zásobou = inventúrou sa už opraví zásoba iba na tento stav (chybný riadok s nulovým množstvom a nenulovou cenou sa odstráni)

-> využiť môžete zelené tlačidlo 'Zaznamenať vybrané položky do inventúrneho dokladu' vytvorenie dokladu Inventúra - treba mať zakliknutie riadky
-> nezabudnite na dátum a časové vymedzenie v rámci dňa, pre aké máte zobrazený stav skladu = také bude aj na inventúre

----------------------
Zoznam všetkých návodov pre modul Školská Jedáleň