Doklady v sklade - ako nájsť a opraviť chyby

výdajka, príjemka, faktúra

V sklade sú viaceré systémové kontroly pre nesprávne zadané údaje v dokladoch.
... napr. keď vydáte tovar v nesprávnej jednotkovej cene; alebo vydávate väčšie množstvo ako je celá skladová zásoba; alebo robíte výdajky skôr ako príjemky, príp. ešte skôr ako daný deň nastane; alebo pre jednu rovnakú príjemku vytvoríte viac faktúr, ...

Chyby si treba priebežne opravovať.
Primárne má byť snaha opraviť samotný doklad (najčastejšie výdajky) a iba v prípade, že to nejde (alebo nechcete meniť doklad v staršom už uzavretom mesiaci), až potom treba urobiť inventúru. Pri inventúre treba pamätať na to, že sa mení stav zásob, nie je to príjem ani výdaj a vzniká inventarizačný rozdiel.

HLAVNÁ ZÁSADA PRE DOKLADY - ČASOVÁ NÁSLEDNOSŤ

Všetky doklady s vplyvom na zásoby treba vždy zadávať v správnom časovom poradí.
Pri začínaní so skladom musí byť ako prvá inventúra, následne priebežne príjemky a výdajky.
Vždy, keď niečo potrebujete zmeniť na staršom doklade (napr. iné množstvo, inú cenu, zmazať položku), treba následne otvoriť všetky nasledujúce výdajky v poradí od najstaršej a pre menený tovar treba vybrať/potvrdiť konkrétnu zásobu, z ktorej sa vydáva - robí sa cez 'Detail'.
Výdaj tovaru musí byť totiž naviazaný na konkrétnu zásobu.

KDE SA NACHÁDZAJÚ UPOZORNENIA

Na chyby všeobecne je upozornenie v časti 'Doklady, Udalosti' - upozornenie sa nachádza v žltom rámčeku, na konci textu je prelinkovanie na zoznam.

Zoznam všetkých chýb nájdete cez 'Nástroje' - 'Kontrola':

ČO OBSAHUJE ZOZNAM

-> členenie v kontrole je abecedne podľa položiek - skladových kariet
-> po rozkliknutí je tu tlačidlo 'Skladová karta' - systém vás prelinkuje; v určitých prípadoch je tu aj tlačidlo pre 'Doklad', na ktorom je chyba
-> ak máte pre jednu položku chyby na viacerých dokladoch, treba opravovať od najstaršieho dokladu
-> pri každej chybe je uvedený aj pravdepodobný dôvod chyby a prípadne aj ako ju opraviť

AKÉ SÚ UPOZORNENIA

Na konkrétnu chybu je upozornenie priamo na doklade, napr.
---- na výdajke je políčko s nesprávnou hodnotou podfarbené ružovou farbou ; nesprávne číslo alebo upozorňujúci text je červenou farbou
---- na faktúre iná cena ako na príjemke - zobrazuje sa text priamo pod riadkom položky
---- v prehľade dokladov - duplicitne použité doklady sú svetlejšou modrou a číslo dokladu je červenou

AKO OPRAVIŤ CHYBY

chyby pre aktuálny alebo práve skončený mesiac:
=> otvorte doklad a upravte potrebné
=> pre danú položku = skladovú kartu následne otvorte všetky neskoršie výdajky a skontrolujte - mohli sa výdaje poposúvať a vzniknúť ďalšie chyby

staré uzavreté mesiace, ktoré nechcete už meniť:
=> cez doklad Inventúra treba zadať správne množstvo a správnu cenu zásob
=> na konci mesiaca, v ktorom ste zadali inventúru, treba okrem obratovej súpisky odovzdať aj Inventúrny súpis, kde je vyčíslený rozdiel
Inventúrny súpis a inventarizačný rozdiel

KONKRÉTNE CHYBY, AKÉ ŠKOLY ČASTO ROBIA

Chyby na príjemkách
---- nesprávny dátum
- napr. ak zdávate príjemku v iný v deň ako tovar došiel a nevšimnete si, že systém dáva účtovný dátum aktuálny deň
=> treba príjemku otvoriť a opraviť účtovný dátum (inak je na výdajke vydané množstvo do mínusu)
---- nesprávna cena
- ak máte vytvorenú z príjemky faktúru a museli ste na nej zadať inú, lebo došlá faktúra mala inú cenu ako bola na dodacom liste
=> treba preklikať aj súvisiace doklady - výdajky aj príjemky a opraviť jednotkovú cenu
---- viac faktúr k rovnakej príjemke

chyby na faktúrach
---- zvyčajne bolo dodatočne niečo menené na príjemke (cena, množstvo)
- treba opraviť buď príjemku alebo faktúru = podľa toho, čo je realita
- ! ak opravíte príjemku, treba preklikať aj súvisiace výdajky
---- k jednej príjemke máte viac faktúr
- v prehľade faktúr aj v prehľade príjemiek sú vyznačené súvisiace doklady (modré tlačidlá s bielymi číslami) a ak je niektorá zadaná opakovane, tak je tlačidlo svetlomodré a čísla sú červené
-

chyby na výdajkách
---- množstvo:
- ak vydáte množstvo, ktoré nemáte na sklade = na výdajke je zásoba červenou
- zvyčajne je problém zlá časová postupnosť dokladov - príjemka má neskorší dátum
=> opravte dátum na príjemke a vráťte sa na výdajku, aby ste naviazali výdaj na správny príjem (treba vybrať cez 'detail')
---- jednotková cena:
- políčko je podfarbené ružovou
=> treba zvoliť správnu JC - kliknite na 'Detail' -> v dialógovom okne sa zobrazia zásoby z jednotlivých príjmov

chyby obratovej súpiske
---- zásoba v eurách je záporná
---- nulové množstvo, ale nenulová zásoba
=> treba danú položku preveriť cez skladovú kartu a nápravu urobiť podľa toho, či ide o chybu v aktuálnom mesiaci (opraviť výdajku) alebo v staršom, kde už nechcete meniť doklad (zadať reálne množstvo a cenu cez inventúru)

AKO UROBIŤ OPRAVU CEZ INVENTÚRU
----------------------------------------------------------

-> otvorte si 'Stav skladu' cez 'Jednotkové ceny'
-> zvoľte dátum, ku ktorému chcete urobiť opravu
-> zvoľte časový úsek dňa - začiatok alebo koniec
-> vyhľadajte potrebnú položku

iba jeden záznam

b) ak je na skladovej karte iba dvojica záznamov - rovnaké množstvo s opačným znamienkom (jeden záznam má teda zápornú zásobu) - vydalo sa v zlej jednotkovej cene = potrebujete opraviť aj zásobu aj cenu na nuly
=> vyznačte jeden z riadkov danej položky a v inventúre následne zadajte nulu pre množstvo aj pre sumu

c) ak je na skladovej karte okrem chybných záznamov aj ďalšia zásoba (jeden alebo viac záznamov) = potrebujete ponechať iba reálnu zásobu
=> označte iba riadok (riadky) s reálnou zásobou = inventúrou sa už opraví zásoba iba na tento stav (chybný riadok s nulovým množstvom a nenulovou cenou sa odstráni)

-> využiť môžete zelené tlačidlo 'Zaznamenať vybrané položky do inventúrneho dokladu' vytvorenie dokladu Inventúra - treba mať zakliknutie riadky
-> nezabudnite na dátum a časové vymedzenie v rámci dňa, pre aké máte zobrazený stav skladu = také bude aj na inventúre

----------------------
Zoznam všetkých návodov pre modul Školská Jedáleň