Doklady v sklade - ako nájsť a opraviť chyby

výdajka, príjemka, faktúra

V sklade je pre doklady viacero systémových kontrol pre nesprávne zadané údaje - napr. vydávate v nesprávnej jednotkovej cene, vydávate množstvo nad rámec skladovej zásoby, pre jednu rovnakú príjemku vytvoríte viac faktúr, ...
Chyby si treba priebežne opravovať.

KDE SA NACHÁDZAJÚ UPOZORNENIA

Na chyby všeobecne je upozornenie v časti 'Doklady, Udalosti' - upozornenie sa nachádza v žltom rámčeku, na konci textu je prelinkovanie na zoznam.

Zoznam všetkých chýb nájdete cez 'Nástroje' - 'Kontrola':

ČO OBSAHUJE ZOZNAM

-> členenie v kontrole je abecedne podľa položiek - skladových kariet
-> po rozkliknutí sú uvedené doklady, na ktorých je chyba
-> ak máte pre jednu položku chyby na viacerých dokladoch, treba opravovať od najstaršieho dokladu
-> pri každej chybe je uvedený aj pravdepodobný dôvod chyby a prípadne aj ako ju opraviť

AKO OPRAVIŤ CHYBY

pre aktuálny alebo práve skončený mesiac
riešenie:
=> otvorte doklad a upravte potrebné
=> pre danú položku = skladovú kartu následne otvorte všetky neskoršie výdajky a skontrolujte - mohli sa výdaje poposúvať a vzniknúť ďalšie chyby

staré uzavreté mesiace, ktoré nechcete už meniť
riešenie:
=> cez doklad Inventúra treba zadať správne množstvo a správnu cenu zásob
=> na konci mesiaca, v ktorom ste zadali inventúru, treba okrem obratovej súpisky odovzdať aj Inventúrny súpis, kde je vyčíslený rozdiel
Inventúrny súpis a inventarizačný rozdiel

KONKRÉTNE CHYBY, AKÉ ŠKOLY ČASTO ROBIA

Na konkrétnu chybu je upozornenie priamo na doklade - políčko s nesprávnou hodnotou je podfarbené ružovou farbou alebo nesprávne číslo alebo upozorňujúci text je červenou farbou.
V prehľade dokladov sú duplicitne použité doklady svetlejšou modrou a číslo dokladu je červenou.

Chyby na príjemkách
---- nesprávny dátum
- napr. ak zdávate príjemku v iný v deň ako tovar došiel a nevšimnete si, že systém dáva účtovný dátum aktuálny deň
=> treba príjemku otvoriť a opraviť účtovný dátum (inak je na výdajke vydané množstvo do mínusu)
---- nesprávna cena
- ak máte vytvorenú z príjemky faktúru a museli ste na nej zadať inú, lebo došlá faktúra mala inú cenu ako bola na dodacom liste
=> treba preklikať aj súvisiace doklady - výdajky aj príjemky a opraviť jednotkovú cenu
---- viac faktúr k rovnakej príjemke

chyby na faktúrach
---- zvyčajne bolo dodatočne niečo menené na príjemke (cena, množstvo)
- treba opraviť buď príjemku alebo faktúru = podľa toho, čo je realita
- ! ak opravíte príjemku, treba preklikať aj súvisiace výdajky
---- k jednej príjemke máte viac faktúr
- v prehľade faktúr aj v prehľade príjemiek sú vyznačené súvisiace doklady (modré tlačidlá s bielymi číslami) a ak je niektorá zadaná opakovane, tak je tlačidlo svetlomodré a čísla sú červené
-

chyby na výdajkách
---- množstvo:
- ak vydáte množstvo, ktoré nemáte na sklade = na výdajke je zásoba červenou
- zvyčajne je problém zlá časová postupnosť dokladov - príjemka má neskorší dátum
=> opravte dátum na príjemke a vráťte sa na výdajku, aby ste naviazali výdaj na správny príjem (treba vybrať jednotkovú cenu cez 'detail')
---- jednotková cena:
- zvyčajne je políčko podrarbené ružovou
=> treba zvoliť správnu JC - najlepšie cez 'Detail' -> v dialógovom okne sa zobrazia zásoby z jednotlivých príjmov

chyby obratovej súpiske
---- zásoba v eurách je záporná
---- nulové množstvo, ale nenulová zásoba
=> treba danú položku preveriť cez skladovú kartu a nápravu urobiť podľa toho, či ide o chybu v aktuálnom mesiaci alebo v staršom, kde už nechcete meniť doklad

AKO UROBIŤ OPRAVU CEZ INVENTÚRU
----------------------------------------------------------

-> otvorte si 'Stav skladu' cez 'Jednotkové ceny'
-> zvoľte dátum, ku ktorému chcete urobiť opravu
-> zvoľte časový úsek dňa - začiatok alebo koniec
-> vyhľadajte potrebnú položku

iba jeden záznam

b) ak je na skladovej karte iba dvojica záznamov - rovnaké množstvo s opačným znamienkom (jeden záznam má teda zápornú zásobu) - vydalo sa v zlej jednotkovej cene = potrebujete opraviť aj zásobu aj cenu na nuly
=> vyznačte jeden z riadkov danej položky a v inventúre následne zadajte nulu pre množstvo aj pre sumu

c) ak je na skladovej karte okrem chybných záznamov aj ďalšia zásoba (jeden alebo viac záznamov) = potrebujete ponechať iba reálnu zásobu
=> označte iba riadok (riadky) s reálnou zásobou = inventúrou sa už opraví zásoba iba na tento stav (chybný riadok s nulovým množstvom a nenulovou cenou sa odstráni)

-> využiť môžete zelené tlačidlo 'Zaznamenať vybrané položky do inventúrneho dokladu' vytvorenie dokladu Inventúra - treba mať zakliknutie riadky
-> nezabudnite na dátum a časové vymedzenie v rámci dňa, pre aké máte zobrazený stav skladu = také bude aj na inventúre

----------------------
Zoznam všetkých návodov pre modul Školská Jedáleň