Inventúra

Zoznam všetkých dokladov ako aj možnosť ich vytvárať, sa nachádza v časti 'Doklady, Udalosti'
Viac Doklady a udalosti v sklade (inventúra, príjem, výdaj, faktúry).


ČO JE INVENTÚRA

Inventúrou sa nastavuje okamžitý stav stav zásob.

ČASOVÁ NÁSLEDNOSŤ DOKLADOV

Inventúru je dôležité správne časovo zaradiť - najmä v prípade, že pre rovnaký dátum robíte aj bežný príjem a / alebo výdaj.

Na doklade Inventúra je okrem účtovného dátumu aj kolónka pre 'Časové vymedzenie' v rámci dňa:

---- 'na začiatku dňa' - inventúra (= stav zásob) bude zadaný pred príjemky a výdajky daného dňa
=> množstvo na príjemkách (výdajkách) zvýši (zníži) zásoby zadané na inventúre

---- 'na konci dňa' - inventúra (= stav zásob) bude zadaný až za príjemky a výdajky daného dňa
=> množstvo zadané na inventúre nastaví (opraví) stav zásob skladu (preto pozor - na inventúre treba zohľadniť aj príjem daného dňa)

SPÔSOBY ZADÁVANIA INVENTÚRY

-> manuálne - ručne pridávať do dokladu po jednej položke (množstvo a cenu, prípadne exspiráciu)
- využitie: pre zadanie počiatočného stavu; pre zadanie opravy jednej/niekoľkých položiek
-> importom z Excelu - v záložke 'Nástroje'
využitie: pre zadanie počiatočného stavu, ak prechádzate z iného systému a viete si koncový stav zásob vyexportovať
-> automaticky - v prehľade stavu skladu cez jednotkové ceny
využitie: počas používania skladu ako informácia o kontrole stavu zásob - napr. odovzdanie agendy pri odchode vedúcej; na koniec kalendárneho / šk. roka (ak vyžaduje ekonóm/ka); ale aj pre zadanie opravy veľa položiek

*) KEDY NETREBA ZADÁVAŤ INVENTÚRU:
- nie je nutné zadávať inventúru na konci kalendárneho ani školského roka (pokiaľ to veľmi nevyžaduje ekonóm/ka)
- rozhodne sa inventúra nezadáva na konci každého mesiaca

KEDY SA MÁ ZADÁVAŤ INVENTÚRA

1. úplne na začiatku = keď začínate používať skladové hospodárstvo

-> zadávate tovar, ktorý máte aktuálne v sklade - množstvo aj cenu
-> cenu zadávajte jednotkovú - keďže zvyčajne v sklade nie je plné množstvo, prípadne celkovú (systém dopočíta jednotkovú)
-> ak máte v sklade jeden tovar z viacerých nákupov a tie boli v inej jednotkovej cene, je potrebné zadať takúto položku samostatne viackrát -> pre príslušné množstvo príslušnú jednotkovú cenu
-> všetky položky zadávajte na jeden doklad - spoločnú inventúru

2. počas roka = iba ak potrebujete zrevidovať (zosúladiť) stav v systéme so stavom v sklade

-> ak je problém, že fyzicky v sklade chýba/prevyšuje tovar oproti tomu ako je vedené v systéme
-> ak ste počas roka zadali výdaj nejakej položky z nesprávnej zásoby alebo v nesprávnej cene a nechcete robiť opravu v už uzavretom staršom období
*) pri nesprávnom výdaji sa zvyčajne ťahá záporná zásoba (v množstve a/alebo cene), prípadne je nulová zásoba v množstve, ale nenulová v cenách => je potrebné zrevidovať v systéme nesprávne vedené zásoby/ceny

Pri takejto inventúre je potrebný aj Inventúrny súpis a inventarizačný rozdiel.
O inventarizačný rozdiel treba upraviť aj prevarenosť - kumulovaný rozdiel finančného hospodárenia - Ako zadať počiatočný rozdiel pre finančné hospodárenie

------------------------------------

MANUÁLNE ZADANIE INVENTÚRY

1. v záložke 'Doklady, Udalosti'
2. kliknite na zelené tlačidlo 'Inventúra'
3. v dialógovom okne zadajte dátum a časové vymedzenie dňa
4. jednotlivo pridáte položky (skladové karty) cez modré tlačidlo 'Pridať položku'
5. v ďalšom dialógovom okne v zozname položiek môžete:
a) vyhľadať - položku, ak už existuje skladová karta
b) alebo vytvoriť novú skladovú kartu pre položku, ktorá ešte 'Nie je v zozname' (zelené tlačidlo)
*) pred prvotnou inventúrou odporúčame mať už povytvárané skladové karty

6. k jednotlivým položkám zadajte množstvo a celkovú cenu tovaru (prípadne jednotkovú cenu)
*) ak jeden tovar máte na sklade za rôzne ceny, položku pridajte opakovane
7. dáte 'Uložiť'

Inventúru si môžete ukladať aj priebežne.
Každý doklad sa dá neskôr otvoriť a ďalej editovať.
Počiatočný stav zásob určite zadajte na jeden spoločný doklad 'Inventúra'.

INVENTÚRA - IMPORT Z EXCELU

Využitie je pre zadanie počiatočného stavu zásob, ak prechádzate z iného systému.
Nutný predpoklad = musíte mať z doterajšieho systému k dispozícii dáta v Exceli = koncový stav zásob.

Pred importom odporúčame najprv si vytvoriť v EduPage Skladové karty - položky (aj tie je možné rýchlo nahrať zo zoznamu v Exceli).

Princíp importu dát je rovnaký na všetkých miestach modulu jedáleň:

-> v Exceli treba mať pripravené dáta v štruktúre ako je cieľ v EduPage, vrátane hlavičky
potrebné údaje pre inventúru: názov položky, zostatkové množstvo a príslušná jednotková cena (prípadne celková cena zostatkového množstva), môže byť aj dátum exspirácie tovaru
-> v Exceli vyznačte oblasť s dátami spolu aj s hlavičkou a stlačte 'Ctrl+C'
-> prekliknite sa do EduPage a do dialógového okna pre import vložíte dáta - klávesmi 'Ctrl+V'
-> pokračujete v ďalších krokoch - vpravo dole zelené tlačidlo 'Pokračovať'
---- spárujte hlavičku z Excelu s pomenovaniami v EduPage - chyťte myšou názvy stĺpcov vľavo (Excel) a presuňte do políčok vpravo (EduPage)
---- prípadné neprepojené položky napárujte manuálne v ďalšom kroku

Viac Sklad - import údajov z iného softvéru.

AUTOMATICKÁ INVENTÚRA

Tlačidlo pre vytvorenie dokladu Inventúra sa nachádza v záložke 'Stav skladu', keď prepnete na pohľad 'jednotkové ceny'.
Nastavuje sa tu:
a) dátum - stav ku dňu
b) časové vymedzenie dňa - začiatok alebo koniec dňa
c) možnosť vynechať položky, na ktorých je ku danému dátumu nulový stav

Použitie:
a) ako informácia o kontrole stavu zásob - napr. odovzdanie agendy pri odchode vedúcej; na koniec kalendárneho / šk. roka (ak vyžaduje ekonóm/ka);
- po nastavení dátumu a časového vymedzenia v rámci dňa označíte všetky položky a kliknete na zelené tlačidlo

b) oprava stavu zásob v systéme - najmä ak sa v starších mesiacoch vydal nejaký tovar za nesprávnu cenu
- podľa toho, aké zásoby sa nachádzajú pre konkrétnu položku
----ak iba nulový záznam (nula množstvo, nenula cena) - vyznačiť riadok a v inventúre následne prepísať sumu na nulu
---- ak je aj záznam s nejakou zásobou - označiť iba tento riadok; inventúrou sa už napraví zásoba iba na tento stav (chybný riadok s nulovým množstvom a nenulovou cenou sa odstráni)

Do inventúry sa dá doplňovať aj priebežne - treba mať ale nastavený rovnaký dátum aj časové vymedzenie dňa, ak chcete pokračovať v doplňovaní inventúry.
Zároveň treba dbať na časovú následnosť, ktorá je dôležitá pri dokladoch v sklade.

Poznámka pre CZ používateľov ku skladovému hospodárstvu

----------------------
Zoznam všetkých návodov pre modul Školská Jedáleň