Inventúra

Zoznam všetkých dokladov ako aj možnosť ich vytvárať, sa nachádza v časti 'Doklady, Udalosti'
Viac Doklady a udalosti v sklade (inventúra, príjem, výdaj, faktúry).


ČO JE INVENTÚRA

Inventúrou sa nastavuje okamžitý stav stav zásob.

ČASOVÁ NÁSLEDNOSŤ DOKLADOV

Inventúru je dôležité správne časovo zaradiť - najmä v prípade, že pre rovnaký dátum robíte aj bežný príjem a / alebo výdaj.

Na doklade Inventúra je okrem účtovného dátumu aj kolónka pre 'Časové vymedzenie' v rámci dňa:

---- 'na začiatku dňa' - inventúra (= stav zásob) bude zadaný pred príjemky a výdajky daného dňa
=> množstvo na príjemkách (výdajkách) zvýši (zníži) zásoby zadané na inventúre

---- 'na konci dňa' - inventúra (= stav zásob) bude zadaný až za príjemky a výdajky daného dňa
=> množstvo zadané na inventúre nastaví (opraví) stav zásob skladu (preto pozor - na inventúre treba zohľadniť aj príjem daného dňa)

SPÔSOBY ZADÁVANIA INVENTÚRY

-> manuálne - v záložke 'Doklady, Udalosti' - ručne pridávať do dokladu položky (množstvo a cenu, prípadne exspiráciu)
- využitie: pre zadanie počiatočného stavu; pre zadanie opravy jednej/niekoľkých položiek
-> importom z Excelu - v záložke 'Nástroje'
využitie: pre zadanie počiatočného stavu, ak prechádzate z iného systému a viete si koncový stav zásob vyexportovať
-> automaticky - v záložke 'Stav skladu' cez 'jednotkové ceny'
využitie: počas používania skladu ako informácia o kontrole stavu zásob - napr. odovzdanie agendy pri odchode vedúcej; na koniec kalendárneho / šk. roka (ak vyžaduje ekonóm/ka); ale aj pre zadanie opravy veľa položiek

Pre jeden deň zadajte všetky položky na jeden doklad - na spoločnú inventúru.


KEDY NETREBA ZADÁVAŤ INVENTÚRU
- nie je nutné zadávať inventúru na konci roka (kalendárneho ani školského - pokiaľ to od vás veľmi nevyžaduje ekonóm/ka)
- rozhodne netreba zadávať inventúru na konci každého mesiaca

KEDY SA MÁ ZADÁVAŤ INVENTÚRA

1. úplne na začiatku = keď začínate používať skladové hospodárstvo v EduPage

-> zadajte všetok tovar, ktorý máte aktuálne v sklade - množstvo a cenu
-> cenu zadávajte jednotkovú, prípadne celkovú - systém dopočíta druhú (celkovú resp. jednotkovú)
!!! ak máte v sklade jeden tovar z viacerých nákupov a tie neboli v rovnakej jednotkovej cene, je potrebné zadať na inventúru takúto položku viackrát -> samostatne vždy pre príslušné množstvo zadajte príslušnú jednotkovú cenu (resp. celkovú cenu)

2. počas roka = iba ak potrebujete zrevidovať (zosúladiť) stav v systéme so stavom v sklade

-> ak je problém, že fyzicky v sklade chýba / prevyšuje tovar oproti tomu, koľko máte vedené v systéme
-> ak je problém v systéme - hlási vám chybné údaje
---- zvyčajne ide o chybu, že ste počas roka na výdajke zadali výdaj z nesprávnej zásoby alebo v nesprávnej cene
*) pri nesprávnom výdaji sa zvyčajne ťahá záporná zásoba (v množstve a/alebo cene), prípadne je nulová zásoba v množstve, ale nenulová v cenách => je potrebné zrevidovať takéto nesprávne vedené zásoby/ceny
---- ak je chyba v aktuálnom mesiaci, stačí upraviť príslušnú výdajku (+ aj neskoršie výdajky pre daný tovar)
---- inventúru urobte iba ak nechcete robiť opravu v už uzavretom staršom období

Dôležité:
Pri takejto "opravnej" inventúre je potrebné na konci mesiaca spolu s obratovou súpiskou odovzdať aj Inventúrny súpis a inventarizačný rozdiel.
O inventarizačný rozdiel treba upraviť aj prevarenosť (= kumulovaný rozdiel finančného hospodárenia) - Ako zadať počiatočný rozdiel pre finančné hospodárenie

------------------------------------

MANUÁLNE ZADANIE INVENTÚRY

1. v záložke 'Doklady, Udalosti'
2. kliknite na zelené tlačidlo 'Inventúra'
3. v dialógovom okne zadajte dátum a časové vymedzenie dňa
4. jednotlivo pridáte položky (skladové karty) cez modré tlačidlo 'Pridať položku'
5. v ďalšom dialógovom okne v zozname položiek môžete:
a) vyhľadať - položku, ak už existuje skladová karta
b) alebo vytvoriť novú skladovú kartu pre položku, ktorá ešte 'Nie je v zozname' (zelené tlačidlo)
*) pred prvotnou inventúrou odporúčame mať už povytvárané skladové karty

6. k jednotlivým položkám zadajte množstvo a celkovú cenu tovaru (prípadne jednotkovú cenu)
*) ak jeden tovar máte na sklade za rôzne jednotkové ceny, položku pridajte opakovane
7. dáte 'Uložiť'

Inventúru si môžete ukladať aj priebežne.
Každý doklad sa dá neskôr otvoriť a ďalej editovať.
Počiatočný stav zásob určite zadajte na jeden spoločný doklad 'Inventúra'.

INVENTÚRA - IMPORT Z EXCELU

Využitie je pre zadanie počiatočného stavu zásob, ak prechádzate z iného systému.
Nutný predpoklad = musíte mať z doterajšieho systému k dispozícii dáta v Exceli = koncový stav zásob.

Pred importom odporúčame najprv si vytvoriť v EduPage Skladové karty - položky (aj tie je možné rýchlo nahrať zo zoznamu v Exceli).

Princíp importu dát je rovnaký na všetkých miestach modulu jedáleň:

-> v Exceli treba mať pripravené dáta v štruktúre ako je cieľ v EduPage, vrátane hlavičky
potrebné údaje pre inventúru sú: názov položky, zostatkové množstvo, príslušná cena (iba jednotková alebo iba celková), dátum exspirácie tovaru (nemusí byť)
-> v Exceli vyznačte oblasť s dátami spolu aj s hlavičkou a stlačte 'Ctrl+C'
-> prekliknite sa do EduPage a do dialógového okna pre import vložíte dáta - klávesmi 'Ctrl+V'
-> pokračujete v ďalších krokoch - vpravo dole zelené tlačidlo 'Pokračovať'
---- spárujte hlavičku z Excelu s pomenovaniami v EduPage - chyťte myšou názvy stĺpcov vľavo (Excel) a presuňte do políčok vpravo (EduPage)
---- prípadné neprepojené položky napárujte manuálne v ďalšom kroku

Viac Sklad - import údajov z iného softvéru.

AUTOMATICKÁ INVENTÚRA

Tlačidlo pre vytvorenie dokladu Inventúra sa nachádza v záložke 'Stav skladu', keď prepnete na pohľad cez 'jednotkové ceny'.
Nastavuje sa tu:
a) dátum - stav ku dňu
b) časové vymedzenie dňa - začiatok alebo koniec dňa
c) možnosť vynechať položky, na ktorých je ku danému dátumu nulový stav
Následne označíte položky (riadky), ktoré chcete dať na inventúru a kliknete na vytvorenie inventúry.

Do tejto inventúry sa dá doplňovať aj priebežne - treba mať ale nastavený rovnaký dátum aj časové vymedzenie dňa -> systém sa po kliknutí na vytvorenie inventúry spýta, či chcete doplniť existujúcu inventúru.

Pri zaradení inventúry na časovej osi nezabudnite dbať na časovú následnosť, ktorá je dôležitá pri dokladoch v sklade (príjem, výdaj, stav zásob).

Využitie automatickej inventúry:

1. ako informácia pri kontrole stavu zásob

- napr. na koniec kalendárneho / šk. roka ... ak to veľmi vyžaduje ekonóm/ka; alebo pri odovzdávaní agendy pri odchode vedúcej ŠJ
---- po nastavení dátumu a časového vymedzenia v rámci dňa označte všetky položky a kliknete na zelené tlačidlo pre vytvorenie inventúry
*) môžete vynechať tie s nulovou zásobou

2. oprava stavu zásob v systéme - najmä ak ide o chyby v starších mesiacoch - bol vydaný nejaký tovar za nesprávnu cenu
Na inventúru zadávajte údaje podľa toho, aké zásoby sa reálne nachádzajú pre konkrétnu položku:

---- ak je iba jeden záznam = nulová zásoba (množstvo), ale cena nie je nulová = potrebujete opraviť cenu
=> vyznačte riadok danej položky a v inventúre následne zadajte nulu pre množstvo aj pre sumu

---- ak je dvojica záznamov = rovnaké množstvo s opačným znamienkom (jeden záznam má teda zápornú zásobu) = potrebujete opraviť aj zásobu aj cenu na nuly
=> vyznačte jeden z riadkov danej položky a v inventúre následne zadajte nulu pre množstvo aj pre sumu

---- ak je okrem chybných záznamov aj záznam s nejakou reálnou zásobou = potrebujete ponechať iba reálnu zásobu
=> označte iba riadok s reálnou zásobou; inventúrou sa už opraví zásoba iba na tento stav (chybný riadok s nulovým množstvom a nenulovou cenou sa odstráni)

Podrobnejšie pozrite - Doklady v sklade - ako nájsť a opraviť chyby

Poznámka pre CZ používateľov ku skladovému hospodárstvu

----------------------
Zoznam všetkých návodov pre modul Školská Jedáleň