Import údajov

Import údajov

Program aSc Agenda poskytuje možnosť importu údajov. Ak už máte v elektronickej forme zoznam tried, učiteľov, študentov, ... nemusíte ich zadávať znova, ale môžete ich preniesť do programu aSc Agenda. V nasledujúcom texte si ukážeme, ako sa prenesú udaje z programu MS Excel. Podobným spôsobom môžete preniesť dáta z MS Wordu, textového súboru a podobne.

Import tried

1. Otvorte si program MS Excel a otvorte si Váš súbor so zoznamom tried. Tento Váš súbor môže obsahovať ľubovolné stĺpčeky v ľubovoľnom poradí.

2. Označte oblasť, ktorú chcete importovať. Platí, že jeden riadok predstavuje jednu triedu. Stĺpčeky predstavujú parametre tejto triedy:

Všimnite si že sme zámerne neoznačili prvý popisný riadok.

3. V exceli zvoľte menu Edit/Copy(Kopíruj). Týmto skopírujete údaje do prenosnej schránky(clipboard).

4. Spustite program aSc Agenda. Zvoľte menu Súbor a položku Import. Zobrazí sa nasledujúce dialógové okno:

Všimnite si, že obsahuje Váš zoznam tried z excelu.

5. Zvoľte, aké údaje chcete importovať. V našom prípade ideme importovať triedy.

6. Pre každý stĺpec je porebné špecifikovať, aké udaje o triede obsahuje. Kliknite na hlavičku stĺpca(vyznačené červenou na predošlom obrázku). Zobrazí sa dialógové okno, v ktorom môžete určiť aký údaj tento stĺpec obsahuje.

7. Po označení všetkých stĺpcov, ktoré chcete importovať, stlačte tlačidlo Importuj tieto údaje. Program načita Váš zoznam tried.
Poznámka: Váš zoznam môže obsahovať aj stĺpce, ktoré nechcete preniesť (napríklad počet fajčiarov v triede). Tieto stĺpce jednoducho neoznačte.

Import študentov:

Tried nie je veľa, takže import nie je až taký dôležitý. V prípade študentov, ale môžete ušetriť veľa času. Ak ich už máte v elektronickej forme, celkom určite použite import a ušetríte si veľa zadávania.

1. Import prebieha rovnako ako v prípade tried, pozrite si preto popis importu tried, ak ste ho preskočili ;-). Najprv označte dáta v programe MS Excel:

2. Zvoľte v Exceli menu Edit a položku Copy(Kopíruj)

3. V programe aSc Agenda zvoľte menu Súbor a položku Import a zadajte, že chcete importovať študentov:

Podobne ako pri importe tried, označte jednotlivé stĺpce. Všimnite si prosím dva špeciálne stĺpce:
- dátum narodenia: tento musí byť vo formáte 13/1/1980. Poprípade 3.1 1920 alebo 3.1 74. Prvý je deň, potom mesiac a rok.
- trieda: stĺpec by mal obsahovať celý názov, skratku alebo kód triedy a triedy by ste už mali mať zadané resp. importnuté v programe aSc Agenda. Inak program nebude vedieť, do ktorej triedy žiaka zaradiť a tento žiak zostane nezaradený. Samozrejme môžete ho zaradiť neskôr v programe aSc Agenda.

4. Po zadaní stĺpcov, ktoré chcete importovať stlačte tlačidlo Importuj tieto údaje. Program načíta Vašich žiakov.

Poznámky k importu:

- Pred importovaním je vhodné si urobiť zálohu dát. Pozri návod k sekcii Záloha.
- Importovať môžete aj čiastočné dáta. Napríklad iba mená a priezviská žiakov. Ďalšie údaje môžete dopísať v programe aSc Agenda.
- Import môžete spustiť viackrát za sebou, ak napríklad máte žiakov vo viacerých excelových súboroch, napríklad pre každú triedu jeden súbor.
- Program pri importe vytvára vždy nového žiaka. Ak ste napríklad importovali zoznam žiakov s dátumom narodenia a teraz ste našli zoznam žiakov s rodnými číslami, nie je môžné rodné čísla doimportovať. Je potrebné už na začiatku importovať všetky údaje, to znamená vytvoriť si v exceli súbor, ktorý má aj rodné čisla aj dátumy narodenia. Alebo rodné čisla zadať ručne do programu aSc Agenda.
- ak nie ste spokojný s naimportovanými údajmi, obnovte si Vaše dáta zo zálohy a importujte znova zmenené údaje alebo zmeňte nastavenia importu. Pozri návod k sekcii Ako si môžem program aSc Agenda zálohovať?

Pozrite aj: Import z iných programov