Administrácia viacerých škôl - stravníci z inej školy

prepojenie jedální ZŠ a MŠ, hlavná škola, pripojená škola,

V praxi je častá situácia, že jedna škola (jedáleň) varí pre viac rôznych subjektov - či už v rámci jednej spojenej školy alebo aj pre úplne iné školy v meste.

Modul Školská jedáleň v systéme EduPage umožňuje stravníkov z rôznych škôl pohodlne spravovať na jednom mieste - na jednej edupage stránke.

ČO JE POTREBNÉ PRE SPOLOČNÚ ADMINISTRÁCIU

Každá zo škôl musí mať zakúpenú agendu a mať vytvorenú edupage stránku.
Pre prepojenie škôl potom stačí v nastaveniach modulu jednej školy zadať názov edupage stránky druhej školy a druhá škola pripojenie potvrdí.

-> "hlavná škola" (= s kuchyňou) - potrebuje mať verziu ascAgenda Komplet
-> "pripojená škola" (= bez kuchyne) - stačí mať základnú verziu ascAgendy
Cena za licenciu závisí od typu školy (MŠ, ZŠ, SŠ) a počtu žiakov - cenník a objednávky nájdete na tomto linku .


ČO ZÍSKATE PRIPOJENÍM INEJ ŠKOLY:

zoznamy a kontá
--- na hlavnú školu sa do modulu jedáleň a modulu platby potiahne kompletný zoznam učiteľov a žiakov druhej školy, ako aj kontakty na rodičov žiakov
--- zoznam je vždy aktuálny - ťahá sa z agendy, ktorú spravuje vedenie príslušnej školy (pridáva nových žiakov, pri prechode na nový šk. rok preklápa žiakov do vyšších tried; počas roka zadáva ukončenie štúdia ak žiak odíde zo školy, ...)
--- o vytváranie edupage konta pre učiteľov / žiakov / rodičov sa stará tiež vedenie príslušnej školy
--- vedúca jedálne ušetrí čas - lebo nemusí stravníkov jednotlivo zadávať do systému ani vytvárať im kontá; nepotrebuje mať ani vlastné konto na iných školách ; zároveň má kontakty aj na rodičov a môže posielať informácie či upozornenia

dáta ku dotácii na stravu
--- na hlavnú školu sa do modulu jedáleň potiahne informácia o prítomnosti žiaka v škole - podľa dochádzky zadanej v triednej knihe na jeho škole (pripojenej)
--- ak pripojená škola využila návratky a zápisné lístky, na hlavnú školu sa potiahne ku žiakovi aj údaj, ak mu škola akceptovala žiadosť o dotáciu

ďalšie výhody:
--- k jednej hlavnej škole môže byť pripojených naraz viacero iných škôl
--- pripojená škola môže mať svoju školu rozdelenú na dve časti, z ktorých každá sa stravuje v inej jedálni / škole (napr. triedy 1. ročníka má škola fyzicky v inej časti mesta - bližšie k inej jedálni)
--- platby za stravu môže spravovať - hlavná škola za všetky subjekty, alebo pripojená škola si spravovať platby za stravu sama

z pohľadu stravníkov pripojenej školy
- stravovanie sa im javí ako na vlastnej škole - pre odhlasovanie aj pre platby používajú stále rovnaké edupage konto pridelené na svojej škole

*) na hlavnú školu sa neťahá variabilný symbol ani iné nastavenia zadané v module platby na pripojenej škole

AKO PRIPOJIŤ ŠKOLU V MODULE JEDÁLEŇ

1. na úvodnej stránke modulu školská jedáleň zvoľte 'Nastavenia modulu'

2. zvoľte krok 'Administrácia viacerých škôl'

---> sú tu dve časti - pre rozlíšenie kto je pripojená a kto hlavná škola
---> šedé tlačidlo ' + Pridať ' - treba zvoliť v príslušnej časti - podľa toho, či budete pripojená alebo hlavná škola

3. jedna škola zadá edupage druhej školy - v príslušnej časti (v príklade je hlavná škola ZŠ Jedličková a pripája si ku svojej stránke školu ZŠ Fialková)

Zvyčajne hlavná škola (keďže bude všetko manažovať a často má aj viacej pripojených škôl) je tá, ktorá iniciuje pripojenie druhej školy a zadá si ju v nastaveniach .
Hlavná škola teda použije tlačidlo v druhej časti - 'Školy, z ktorých sa ku nám chodia stravovať'

-> klikne na zelené tlačidlo 'Pripojiť' a v overovacom dialógu ešte raz potvrdí tlačidlom 'Áno'
-> počká na potvrdenie druhej strany (ZŠ Jedličková čaká) - informácia o podanej žiadosti sa zobrazuje v stĺpci 'Stav':

4. druhá škola na svojej stránke potvrdí žiadosť - tiež v nastaveniach modulu, krok 'Administrácia viac škôl'
(ZŠ Fialková už má tlačidlo na potvrdenie žiadosti):

5. pripojená škola - musí nastaviť pre všetky jedlá, že nevarí - v nastaveniach prvý krok 'Výdaj stravy'

-> po potvrdení pripojenia obe školy vo svojich nastaveniach vidia, s kým sú aktívne pripojení => KAM sa chodia stravovať, resp. KTO sa k nim chodí stravovať:

KDE SA NACHÁDZA ZOZNAM PO POTVRDENÍ PRIPOJENIA

=> na hlavnej škole (ZŠ Jedličková) sa už budú nachádzať v zoznamoch žiaci a učitelia z pripojenej školy (ZŠ Fialková)
=> pre lepšie rozlíšenie je vidieť u každého žiaka / učiteľa edupage jeho školy, ak je z pripojenej - v zátvorke v stĺpci 'Trieda'

ĎALŠIE NASTAVENIA NA HLAVNEJ ŠKOLE:

Keď máte potvrdené pripojenie druhej školy, vedúca jedálne (administrátor modulu) na hlavnej škole ďalej môže pracovať ako s vlastnými stravníkmi - nastaviť im na karte stravníka:

-> typ platiteľa - Ako priradiť typy platiteľa k stravníkom (kategorizácia)
* môžete si pre nich najprv zadefinovať v nastaveniach modulu samostatné kategórie - typy platiteľa
Definovanie typov platiteľa a nastavenie cien stravného

-> objednávky - Kto sa stravuje - ako priradiť objednávky
**ak máte viacej výdajní (t.j. stravníci z inej školy nejedia priamo vo vašej jedálni, ale im jedlo vozíte), treba najskôr urobiť všetky príslušné Nastavenie pre viac výdajných miest a až potom nastaviť objednávky (preddefinovať ich výdajňu)



ĎALŠIE NASTAVENIA NA PRIPOJENEJ ŠKOLE:

Ostatné nastavenia na pripojenej škole sa trochu líšia podľa toho, či:
- škola ide používať stravovanie cez systém EduPage vôbec prvýkrát alebo či už modul jedáleň používala
- sa škola pripája na začiatku šk. roka alebo uprostred šk. roka

a) ak pripojená škola začína vôbec prvýkrát používať jedáleň cez EduPage (a teda na vlastnej edupage nemá žiadne nastavenia v module jedáleň), stačí v kroku 'Výdaj stravy':

1. nastaviť pre školský rok rovnaké obdobie ako má hlavná škola (ideálne od 1.9. do 31.8.)
2. pre výdaj stravy zadať pre všetky jedlá - "Nevarí sa" a tiež rovnaké obdobie ako na hlavnej škole

! Ostatné kroky v nastaveniach modulu ponechajte nenastavené, taktiež nenastavujte nič ani pre konkrétnych stravníkov na ich kartách!

b) ak si pripojená škola dovtedy spravovala stravníkov na vlastnej edupage a pripája sa:

-> na začiatku šk. roka - v nastaveniach modulu pre nový šk. rok potrebuje pripojená škola v kroku 'Výdaj stravy' :
1. nastaviť pre školský rok rovnaké obdobie ako má hlavná škola
2. pre výdaj stravy zadať pre všetky jedlá - "Nevarí sa"
* ostatné kroky v nastaveniach modulu ponechajte nenastavené!

-> počas šk. roka
1. v nastaveniach modulu v kroku 'Výdaj stravy' - rozdeliť obdobie na dve časti - do dátumu, kedy škola ešte varí (tam ponechať dovtedajšie nastavenia) a od dátumu pripojenia nastaviť pre všetky jedlá "Nevarí sa"
* obdobie pre školský rok ponechať štandardný od 1.9. - 31.8.
2. v ostatných krokoch nastavení - ponechať dovtedajšie nastavenia a iba skrátiť obdobie 'do' vo všetkých krokoch

Pri pripájaní počas šk. roka treba počítať s tým, že:
- z pripojenej školy sa neprenášajú na hlavnú školu žiadne nastavenia ani akákoľvek história
- na hlavnej škole treba urobiť nastavenie kariet stravníkov - objednávky pre pripojených stravníkov treba zadať od reálneho dátumu, kedy sa začínajú stravovať na hlavnej škole
- história prihlásených/odhlásených dní, prevzatého jedla, poplatky, zapísané platby, zostatky, ...
z pohľadu administrátora - zostáva dostupná na pripojenej škole
z pohľadu stravníka - všetky údaje sú na rovnakom mieste - v jeho konte

ĎALŠIE ŠPECIFICKÉ SITUÁCIE:

VIACERÉ MIESTA PRE VÝDAJ STRAVY

Ak stravníci z pripojených škôl chodia fyzicky na stravu do jednej spoločnej jedálne na hlavnej škole - netreba už nič dodatočné nastavovať - je to štandardný výdaj akoby išlo o jednu školu.

Ak výdaj jedla prebieha na viacerých miestach (v iných budovách / školách - napr. pripojená škola má vlastnú výdajňu a jedlo z hlavnej školy dováža) - určite treba na začiatku urobiť aj Nastavenie pre viac výdajných miest.

Hlavná škola tak bude ľahko vedieť, koľko a akých porcií má vydať vo svojej jedálni a koľko akých porcií má odviezť na inú školu. Taktiež je potom možné v každej výdajni používať samostatné výdajné terminály.

NA CUDZEJ ŠKOLE SA STRAVUJÚ IBA NIEKTORÉ TRIEDY / ROČNÍKY - a ostatní na vlastnej / inej škole

Pripojená škola môže rozdeliť svojich žiakov a učiteľov na dve časti a každá časť sa môže stravovať na inej škole - či už dvoch rôznych hlavných školách, alebo jednu časť stravníkov môže spravovať aj samotná pripojená škola.

čo treba nastaviť
-> najprv treba zadať a potvrdiť prepojenie škôl - v časti 'Administrácia viacerých škôl' a plus ešte:
-> na hlavnej škole:
--- treba zvoliť, kto všetko sa z pripojenej školy bude stravovať na hlavnej škole
--- v administrácii viacerých škôl dá sa vyberať zo zoznamu - celé triedy alebo aj menovite (napr. iba niektorých učiteľov)
-> na pripojenej škole:
--- treba urobiť všetky nastavenia úplne bežným štandardným spôsobom (výdaj stravy - obdobie a konkrétne jedlá, povoliť odhlasovanie, cenníky, ...), ako by stravovanie prebiehalo iba na tejto škole
--- nastaviť na kartu stravníka typ platiteľa a objednávky - iba pre tých ostatných učiteľov / žiakov, čo sa stravujú na vlastnej škole

VARÍ JEDNA ŠKOLA, ALE PENIAZE SI CHCÚ SPRAVOVAŤ JEDNOTLIVÉ ŠKOLY

Aj takúto situáciu je možné ľahko riešiť - stačí ešte doplniť trochu iné nastavenie predpisu.
Podrobnejšie - Predpis, ak sa žiaci stravujú na cudzej škole, ale poplatky a platby spravuje vlastná škola

PRIPOJENIE UPROSTRED ŠK. ROKA, KEĎ NA PRIPÁJANEJ ŠKOLE SA UŽ VARÍ

- ak idete pripájať školu, na ktorej sa aktuálne používa modul jedáleň, všetko treba riešiť cez časové intervaly
- takéto zmeny je ideálne robiť od budúceho dátumu a ideálne od 1.-ho v mesiaci (pokiaľ nemáte v úmysle spätne všetkým naklikať na hlavnej škole históriu z ich pôvodnej školy - robí sa manuálne a po jednom dni)
---- na končiacej škole treba cez časové intervaly poukončovať čo sa varí, odhlasovanie a nastavenie objednávok u stravníkov; naopak - ponechajte obdobie celého šk. roka pre cenníky, príspevky, predpisy, na karte stravníka pre typ platiteľa
---- na novej škole, ktorá bude hlavná, treba ponastavovať stravníkov ako nových - objednávky od takého dátumu, aby pokračovali
- v module platby:
--- treba na pôvodnej edupage dozapisovať všetky prijaté / vrátené platby s patričným dátumom a následne vyčísliť zostatky -> tie zostatky treba každému zapísať s opačným znamienkom ako typ platby "interný prevod" => tak sa im konto vyrovná; je vhodné do poznámky uviesť, že sa jedná o presun zostatku na inú edupage
--- na novej (hlavnej) edupage treba zadať tie ich vyčíslené zostatky ako počiatočný kredit + tiež uviesť poznámku o presune zostatku z inej edupage
=> takto bude mať každý stravník vo svojom konte prehľad v poplatkoch a škola bude mať všetky správne peniaze na správnej edupage

KONTAKTUJTE NÁS:

Keďže v praxi bývajú veľmi rôznorodé situácie a kombinácie (napr. aj s viacerými menu), pokojne nás kontaktujete na jedalen@asc.sk - ideálne ešte pred zadávaním nastavení aj nastavovaním stravníkov - pomôžeme vám navrhnúť najvhodnejšie riešenie pre vašu situáciu.

----------------------
Zoznam všetkých návodov pre modul Školská Jedáleň