Chyby na výdajkách

Dôvod chýb je vždy nesprávne vyskladnenie konkrétnej zásoby (nesprávna jednotková cena).
Na výdajkách môžu byť dva typy chýb - z pohľadu, kde vznikajú a kde je hlásenie chyby:

1. chyba vzniknutá počas vytvárania výdajky

2. chyba vznikne po spätnej zmene iných - skorších dokladov

ČO / AKO OPRAVOVAŤ

Primárne má byť vždy snaha opraviť samotnú výdajku.
Iba v prípade, že to nejde (napr. nechcete meniť doklady v staršom mesiaci, ktorý už máte uzavretý), opravu treba urobiť cez inventúru = zadať reálnu zásobu.
*** Pri inventúre treba pamätať na to, že sa zadáva ňou stav zásob (nie je to ani príjem ani výdaj) a teda vzniká inventarizačný rozdiel, ktorý treba na konci mesiaca odovzdávať spolu s obratovou súpiskou (Inventúrny súpis a inventarizačný rozdiel).

-------------------------------------------------------------
1. CHYBY HLÁSENÉ PRIAMO NA VÝDAJKE
-------------------------------------------------------------

podfarbené políčko na ružovo = nesprávna jednotková cena

----> pre opravu kliknite na 'Detail' na konci riadku položky a vyberte správnu jednotkovú cenu - kliknutím na konkrétnu zásobu, z ktorej chcete vydať

červené záporné číslo v stĺpci 'Zmena skladu' = vydávate niečo, čo nemáte na sklade

Upozornenie:
! nerobte výdajky, kým nemáte zadané všetky príjemky
! skontrolujte si správnosť účtovného dátumu na dokladoch - možno ste zabudli zadať správny (stáva sa ak zadávate doklady v iný deň ako sa realizovali - systém totiž dáva automaticky dátum ten, kedy doklad vytvárate)
! nerobte výdajky na budúce dni; nerobte ani kumulovanú výdajku za viac dní - či už spätne alebo do budúcna

červený text "Opraviť"
= zobrazí sa vtedy, keď máte pre položku zásobu z viacerých príjmov a vydávané množstvo presahuje zásobu najskoršieho príjmu

*) systém používa metódu FIFO (= ako prvé sa vyskladňuje to, čo prišlo prvé na sklad), ale vy si môžete manuálne cez 'Detail' zvoliť vyskladnenie inej zásoby (uvidíte tam aj dátumy príjmu a dátumy exspirácie, ak ste si ich zadali na príjemke)

---------------------------------------------------
2. CHYBY HLÁSENÉ V KONTROLE
---------------------------------------------------

HLÁSENIE je:

"Na sklade je aktuálne 0 kg za cenu 0,xxxx €

množstvo je 0, ale cena nie je nulová

DÔVODY vzniknutej chyby:

ČO ROBIŤ, ABY CHYBY NEVZNIKALI

dodržiavať časovú následnosť

spätnej úprave niečoho

všetky dátumovo neskoršie výdajky

správne naviazať výdaj na príjemku (zásobu)

AKO A KDE OPRAVIŤ CHYBU

primárne sa treba pozrieť na výdajky a opraviť VÝDAJKY - aj keď je v kontrole v ďalšom texte je odporúčanie urobiť inventúru
(vtedy totiž netreba na konci mesiaca riešiť inventarizačný rozdiel = často mylne považované za chybu v obratovej súpiske).

cez doklad INVENTÚRA iba v prípade, že už je chyba stará a nechcete upravovať výdajky v starých mesiacoch.
Tu sú dôležité dve veci:
---- na konci mesiaca treba okrem obratovej súpisky odovzdať aj inventúrny súpis s vyčíslením inventarizačného rozdielu
---- pri zadávaní inventúry treba dať pozor (a nevyrobiť ďalšiu chybu) ešte na to, ak je v sklade okrem chybnej zásoby (0 kg a nenula €) aj nejaká reálna zásoba.
*** na to je iné upozornenie v kontrole:

Opravu je možné spraviť inventúrou - pridaním inventúrneho dokladu (s nulovým množstvom a nulovou cenou).

Opravu je možné spraviť inventúrou - pridaním dokladu "Inventúra". Keďže v sklade je pre túto položku ešte zásoba v inej jednotkovej cene, treba do inventúry uviesť iba reálny zostatok skladu (chybný záznam nedávať vôbec).

OPRAVA CEZ VÝDAJKY

na skladovú kartu

stĺpec 'Previazanie s príjemkou'

V stĺpci 'Previazanie s príjemkou' si môžete vyfiltrovať:
----> "nie" = výdajky, kde vôbec nie je previazanie na žiadnu zásobu (príjemku, príp. inventúru)
----> "s chybou" = je zrušené previazanie na zásobu - zvyčajne práve z dôvodu neskoršej spätnej úpravy

Ak ide o doklad s účtovným dátumom v mesiaci, ktorý ešte môžete (chcete) upravovať -> otvorte ho a pre danú položku vyberte cez 'Detail' prepojenie na príjemku (zásobu).
-> výdajku uložte
-> na skladovej karte si zrušte filtre na chyby (aj filtre v iných stĺpcoch, ak máte)
-> dajte si filter v stĺpci 'Typ udalosti' - zvoľte iba výdajky
-> otvárajte zaradom všetky výdajky nasledujúce po upravovanej výdajke a pre daný tovar potvrďte vyskladnenie konkrétnej zásoby = prepojenie na zásobu (najlepšie cez 'Detail')

OPRAVA CEZ INVENTÚRU

'Stav skladu'

'Jednotkové ceny'

dátum

a) ak je na skladovej karte celkové množstvo nula a zároveň:
-----> iba jeden záznam = nulové množstvo, ale cena nie je nulová = potrebujete opraviť cenu
=> vyznačte riadok danej položky a v inventúre následne zadajte nulu pre množstvo aj pre sumu (zelené tlačidlo nad tabuľkou pre vytvorenie inventúry)

----> viac záznamov - zvyčajne je dvojica a je rovnaké množstvo s opačným znamienkom (môže byť aj viac záznamov - treba hľadať rovnaké sumárne záporné a kladné množstvo) - vydalo sa v zlej jednotkovej cene = potrebujete opraviť aj zásobu aj cenu na nuly
=> vyznačte len jeden hociktorý z riadkov danej položky a v inventúre následne zadajte nulu pre množstvo aj pre sumu
***

b) ak je na skladovej karte okrem chybných záznamov celkovo nenulová zásoba = potrebujete ponechať iba reálnu zásobu
=> označte iba riadok s reálnou zásobou (niekedy môžu byť aj viaceré riadky) a už iba kliknite na zelené tlačidlo pre vytvorenie inventúry
= zásoba sa opraví už iba na tento stav (chybný riadok s nulovým množstvom a nenulovou cenou sa odstráni - určite taký nezadávajte)

Pre vytvorenie dokladu Inventúra môžete využiť zelené tlačidlo 'Zaznamenať vybrané položky do inventúrneho dokladu' v hornej časti.
-> nezabudnite na správny dátum a časové vymedzenie v rámci dňa, pre aké máte zobrazený stav skladu = také bude aj na inventúre
Správny dátum je ideálne aktuálny deň - za predpokladu, že do dneška máte zadané všetky príjemky a výdajky.
Ak máte nejaký časový sklz a nemáte zadané ešte všetky, tak dátum pre stav skladu si dajte deň, pre ktorý máte posledné príjemky a výdajky + časové vymedzenie na koniec dňa.
Dátum . v mesiaci a časové vymedzenie "začiatok dňa" nie je veľmi vhodný - ťažko sa v obratovej súpiske vysvetľuje iný počiatočný stav zásob ako bol na konci predchádzajúceho mesiaca.

----------------------
Zoznam všetkých návodov pre modul Školská Jedáleň